Eshuis Accountants en Adviseurs helpt organisaties succesvoller te opereren, zodat deze organisaties impact maken op de sociale en economische positie van hun regio. Het team van Eshuis bestaat uit specialisten in accountancy, fiscaal advies, juridisch advies, personeels- en organisatieadvies, business intelligence, impactondernemen, transaction services en mkb-advies. Samen helpen zij ondernemers bij het realiseren van hun ambities, het versterken van hun strategie en het duurzaam succesvoller ondernemen.
Sinds januari 2025 maakt Eshuis gebruik van DailyDrive, de SaaS-oplossing die SharePoint koppelt aan een extern bronsysteem. Erik Abbink, applicatiebeheerder: “Voorheen gebruikten we fileservers. Als medewerkers bij klanten werkten konden ze via een VPN inloggen. Daarbij liepen ze geregeld aan tegen trage internetverbindingen of dichte VPN-poorten. Een ander nadeel was het instellen van rollen en rechten. Wij werken voor grote klanten, onder andere in de publieke sector, dus het is heel belangrijk dat alleen de juiste medewerkers toegang hebben tot bestanden.”
Niet dertien keer heen-en-weer mailen
Het accountants- en advieskantoor had behoefte aan een cloudbased documentmanagementsysteem dat samenwerken vereenvoudigde en paste bij een meer flexibele manier van werken. “We hebben veel jonge medewerkers die zijn opgegroeid met Teams, SharePoint en OneDrive. Die willen niet dertien keer heen-en-weer mailen met de klant of een collega, maar tegelijk samenwerken in hetzelfde document”, legt Erik uit. “Het was voor ons dan ook niet meer dan logisch dat het DMS aansloot bij die moderne manier van werken.”
In het oriëntatieproces heeft Eshuis zich bij laten staan door Full Finance, partner voor onder andere ict-vraagstukken in de accountancy. “Full Finance weet wat er speelt in onze sector en gezamenlijk hebben we een shortlist opgesteld van DMS-oplossingen. We hebben niet alleen gekeken naar SharePoint maar ook naar M-Files. Uiteindelijk hebben we gekozen voor SharePoint in combinatie met DailyDrive omdat de meeste collega’s en klanten de Microsoft-oplossingen goed kennen en gewend zijn om te werken met Teams en OneDrive. Zo hoefde niemand een nieuw trucje te leren.”
“Like-IT staat heel erg open voor suggesties. Ze willen meedenken en hun eigen product beter maken.” – Erik Abbink, applicatiebeheerder
Koppelingen
Met DailyDrive kan Like-IT SharePoint op maat inrichten als DMS en koppelingen maken met specifieke werkpakketten en bronsystemen. Gebruiksgemak en veiligheid zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Erik: “Onder leiding van onze compliance-afdeling hebben we samen met Like-IT energie gestoken in het realiseren van koppelingen, het zorgvuldig omgaan met bestanden en het veilig inrichten van het DMS. Zo hebben we een koppeling met de CRM-software van AFAS. Wij werken bijvoorbeeld met projecten. Wordt er een project aangemaakt in AFAS, dan wordt dat automatisch overgenomen in DailyDrive, inclusief de juiste rollen en rechten. Medewerkers die niet aan een specifiek project werken hebben dus ook geen toegang tot de dossiers in het DMS. Wil een medewerker zonder de juiste autorisatie toch toegang, dan krijgen we daarvan een melding en worden bij een juiste aanvraag de rechten automatisch uitgedeeld.”
Niet alleen worden automatisch de juiste projecten vanuit AFAS aangemaakt, ook bijvoorbeeld alle dossiers die aangemaakt worden in AFAS Fiscaal worden geautomatiseerd overgezet naar DailyDrive. Naast een koppeling met AFAS beschikt het DMS van Eshuis ook integraties met Outlook. Een oplossing waarmee de gebruiker documenten centraal op kan slaan, organiseren en bewerken binnen de Microsoft 365-omgeving zonder dat ze de vertrouwde werkomgeving hoeven te verlaten. De documenten worden automatisch opgeslagen in de juiste map en voorzien van metadata.
Documenten uitwisselen
Binnen Eshuis is vooraf goed gekeken naar de standaard mogelijkheden van SharePoint en legde dat naast de eigen wensen. “We wisten wat er binnen het platform mogelijk was. Een belangrijk aandachtspunt voor ons was bijvoorbeeld het uitwisselen van bestanden met klanten. Dat kan in SharePoint, maar op een aantal punten voldeed dat niet helemaal. Samen met Like-IT hebben we aanpassingen gedaan dat werkt goed. Ze staan heel erg open voor suggesties van gebruikers. Ze willen meedenken en hun eigen product beter maken.”
Volgens Erik vinden de medewerkers de uitwisselmodule in DailyDrive een hele vooruitgang. Op het wensenlijstje staat het toevoegen van PBC-functionaliteiten. “Dat gebeurt nu nog vaak in Excel, maar we willen de vragenlijsten gewoon voor de klant klaar kunnen zetten, de status kunnen zien en afvinken wat de klant al heeft aangeleverd. Zeker voor grote klanten, waar meerdere afdelingen documenten moeten aanleveren, is hier veel winst te behalen. De aangeleverde bestanden moeten namelijk uiteindelijk wel weer opgeslagen worden in SharePoint. Dus het zou mooi zijn als we dat kunnen combineren. Dan hebben we alles-in-een.”
Fijn samenwerken
De migratie van de bestanden is binnen het kantoor gefaseerd aangepakt. Erik: “In onze oude fileserver-omgeving hadden we al wel een eenduidige mappenstructuur aangelegd. Dat was tijdens de migratie een groot voordeel. Toch kun je niet in een keer al je bestanden overzetten. Microsoft staat dat niet toe. We hebben daarom in een aantal rondes data overgezet. In het laatste weekend voor de livegang zijn uiteindelijk de laatste bestanden op DailyDrive gezet.” De medewerkers van Eshuis konden op maandag het werk gewoon hervatten. Erik is tevreden over het verloop van het traject en het eindresultaat. “Het project is niet alleen binnen de afgesproken tijd en het afgesproken budget afgerond, het zijn ook nog eens hele fijne mensen om mee samen te werken.”
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Vraag dan een demo aan.
