Sinds december 2024 maakt accountancy en adviesorganisatie Joanknecht gebruik van DailyDrive. De oplossing geeft grip op documentmanagement en biedt flexibiliteit die past bij de ambitie van de brede financiële en bedrijfskundige dienstverlener.
Al meer dan 75 jaar ondersteunt Joanknecht ondernemers met een breed scala aan diensten, van accountancy, assurance en belastingadvies tot corporate finance, interim finance management en IT-services. Daarnaast bieden ze specialistische ondersteuning op het gebied van IT-assurance en vastgoedadvies. Joost Kemps, manager business en ICT: “We zijn een dynamische adviesorganisatie en werken voor een ondernemer en zijn of haar onderneming(en), voornamelijk in het mkb. Dat doen we met multidisciplinaire teams.”
Blijven leren, ontwikkelen en innoveren zijn belangrijke onderdelen van het DNA van Joanknecht. Ties Meesters, senior manager IT-assurance en intern medeverantwoordelijk voor innovatie en technologie: “We zijn van nature nieuwsgierig en tech-savvy. We maken graag het abstracte concreet door samen met collega’s te onderzoeken of bepaalde technologieën voor ons interessant kunnen zijn. Als we het zelf in de vingers hebben, kijken we of het ook voor de klant toegevoegde waarde heeft.”
Van Citrix naar DailyDrive
Vijf jaar geleden zette Joanknecht de stap naar een cloud-first-strategie. Die stap past binnen hun bredere visie op innovatie en flexibilisering van de werkomgeving. Een belangrijk onderdeel daarvan was de keuze voor een nieuw documentmanagementsysteem.
Joost: “We werkten op een Citrix-server met een platte mappenstructuur. Dat betekende bijvoorbeeld dat mappen niet altijd dezelfde naam hadden waardoor documenten moeilijk terug te vinden waren. Bovendien was het niet mogelijk om met meerdere medewerkers aan een document te werken.” Ties vult aan: “Ons werk en onze processen zijn gebaat bij een goed en duidelijk gestructureerd DMS. Voor de overstap hebben we eerst gekeken wat we al in huis hadden en waar collega’s prettig mee werkten.” Als Microsoft-huis heeft Joanknecht uitgebreid de functionaliteiten van Teams en SharePoint onderzocht en met verschillende partijen gesprekken gevoerd. Joost: “Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat Teams vooral gericht is op samenwerken en SharePoint uitermate geschikt is voor documentopslag. Het was dan ook logisch om ons DMS daar onder te brengen en zo zijn we uiteindelijk vrij snel in contact gekomen met Like-IT.”
“Met DailyDrive kunnen we SharePoint voor al onze diensten naar wens inrichten.” – Joost Kemps
Like-IT sluit met DailyDrive aan bij de manier waarop Joanknecht wil werken en biedt een eenduidige mappenstructuur in SharePoint waarbinnen documenten veilig kunnen worden opgeslagen en gedeeld met de juiste personen. Joost: “Structuur was voor ons essentieel, maar omdat we geen standaard accountantskantoor zijn, wilden we ook de flexibiliteit hebben om het naar onze wens in te kunnen richten. Veel van onze projecten vragen meer dan het aanleggen van een klantdossier in een standaard documentenbibliotheek.”
Duidelijke kaders
Na een zorgvuldige oriëntatiefase koos Joanknecht bewust voor een pragmatische aanpak bij de implementatie van DailyDrive. In de zomer van 2024 heeft er een pilot plaatsgevonden en in december is het nieuwe DMS geïmplementeerd. De business process owners binnen Joanknecht hebben daarbij een belangrijke rol gespeeld, volgens Ties: “Zij zijn binnen onze organisatie verantwoordelijk voor de inrichting van hun werkproces en konden dus ook goed meedenken over de mappenstructuur in DailyDrive.”
Toch zijn niet alle zaken vooraf voorgelegd aan de organisatie. “Dankzij onze ervaring met IT-projecten hebben we samen met Like-IT bewuste keuzes gemaakt. We wilden kaders stellen zonder te verzanden in eindeloze opties. De input van collega’s was waardevol, maar de strategische richting bleef leidend”, legt Ties uit. Like-IT had daarbij ook een bewakende rol, volgens Joost: “Onder andere met het oog op toekomstige updates, hebben ze duidelijke kaders gesteld aan onze behoefte aan flexibiliteit.”
“Iedereen snapt hoe DailyDrive werkt en daar lezen Joost en ik het succes aan af.” – Ties Meesters
Naast de technische kant van de implementatie heeft Joanknecht aandacht besteed aan de impact van een nieuw DMS voor de medewerkers. “We hebben met ons interne projectteam echt goed changemanagement toegepast én onszelf en Like-IT aan de gestelde deadlines en afspraken gehouden. Alle collega’s zijn via verschillende kanalen herhaaldelijk geïnformeerd over onze plannen. We hebben ze goed meegenomen in wat er praktisch ging veranderen. Overigens hebben we bewust gekozen om niet alle dossiers naar DailyDrive over te brengen. Wat wel overgezet moest worden, hebben we in een weekend gedaan. De oude data op de fileserver beschouwen we als een archief, en bieden we ook zo aan binnen DailyDrive. Medewerkers zijn vrij om die data binnen de mappenstructuur van SharePoint beschikbaar te maken. Ze weten dat er een moment komt waarop we de archiefmappen verwijderen”, verduidelijkt Ties.
Naast voorlichting over het nieuwe DMS zijn de medewerkers op verschillende vlakken getraind. Joost: “Enerzijds hebben we aandacht besteed aan een slimmere manier van samenwerken. Anderzijds zijn we ook ingegaan op de verschillen tussen SharePoint, OneDrive en Teams en wanneer je nu welk programma het beste kunt gebruiken.”
De overstap naar DailyDrive is volgens Joost geruisloos verlopen: “Tuurlijk moeten mensen wennen aan een andere manier van werken en zijn sommige wat zoekende waar ze stukken het beste op kunnen slaan. Tegelijkertijd zien we bijvoorbeeld dat bestanden niet meer als e-mailbijlage worden verspreid, maar via een link. Binnen Joanknecht is de Fileshare vervangen door DailyDrive. Iedereen snapt hoe dat werkt en daar lezen Joost en ik het succes aan af”, besluit Ties lachend.
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Vraag dan een demo aan.
