Veel accountantskantoren werken met Microsoft 365 (SharePoint) voor hun documentbeheer. Hoewel deze systemen veel mogelijkheden bieden, is het in de praktijk niet altijd eenvoudig om documenten snel te vinden en goed te organiseren. Vooral het beheren van rollen en rechten binnen SharePoint levert vaak problemen op. DailyDrive van Like-IT biedt een oplossing die speciaal is afgestemd op de behoeften van accountants.
Veelvoorkomende problemen
Binnen een accountantskantoor werken verschillende medewerkers met uiteenlopende bevoegdheden. Niet iedereen mag overal bij, maar tegelijkertijd moet informatie toegankelijk zijn voor de juiste personen. In SharePoint is het instellen van deze rechten complex. Als dit niet goed wordt geregeld, kan het gebeuren dat medewerkers documenten niet kunnen vinden of per ongeluk toegang krijgen tot bestanden die ze niet zouden mogen zien. Dit maakt het werk minder efficiënt en kan zelfs leiden tot problemen rondom privacy en regelgeving.
Zo werkt het 👇🏼
Welke koppelingen zijn er?
Om documentbeheer beter te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk, biedt DailyDrive koppelingen met verschillende softwarepakketten die accountantskantoren al gebruiken. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat informatie altijd up-to-date is. Enkele belangrijke koppelingen zijn:
- AFAS: Klantgegevens uit AFAS worden automatisch overgenomen in SharePoint. Hierdoor ontstaat een vaste mappenstructuur zonder dat medewerkers handmatig gegevens hoeven in te voeren.
- Exact Online: Werkprogramma’s en bijbehorende documenten worden direct opgeslagen op de juiste plek binnen het DMS, wat voorkomt dat bestanden verloren gaan of verkeerd worden opgeslagen.
- ValidSign: Ondertekende documenten worden direct gearchiveerd, waardoor er geen handmatige acties meer nodig zijn.
- Hix: Verbindt het CRM- en DMS-systeem, waardoor gegevens en formulieren automatisch in de SharePoint-omgeving verschijnen. Dit zorgt voor een naadloze integratie van alle software binnen accountantskantoren en houdt alles gesynchroniseerd.
- Tess: Door deze koppeling worden klantgegevens uit het relatiebeheer en practice management systeem automatisch overgenomen in SharePoint. Dit leidt tot een gestructureerde mappenstructuur en voorkomt dubbele invoer.
De voordelen van deze koppelingen
Het implementeren van koppelingen binnen DailyDrive biedt talrijke voordelen voor accountantskantoren:
- Efficiëntie en tijdbesparing: Automatische synchronisatie van gegevens tussen systemen elimineert de noodzaak voor handmatige invoer, waardoor medewerkers meer tijd kunnen besteden aan kernactiviteiten.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Door gegevens automatisch over te nemen uit bronsystemen wordt de kans op menselijke fouten verminderd, wat bijdraagt aan de betrouwbaarheid van de informatie.
- Compliance en beveiliging: Met duidelijke rollen en rechten en automatische documentbeheerprocessen voldoet het kantoor aan de AVG-eisen en wordt de informatiebeveiliging versterkt.
- Gestroomlijnde workflows: Integraties zorgen voor een naadloze overgang tussen verschillende softwarepakketten, wat de algehele productiviteit en samenwerking binnen het team bevordert.
En wat levert dit op?
Door software met elkaar te verbinden, hoeven accountants minder tijd te besteden aan administratieve taken. Gegevens worden automatisch overgenomen, waardoor fouten door handmatige invoer worden voorkomen. Daarnaast is de beveiliging beter geregeld, omdat rechten en toegang goed worden afgebakend. Dit helpt kantoren om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de AVG.
Door DailyDrive te gebruiken, werken accountants efficiënter en wordt het beheer van documenten overzichtelijker. Dat betekent minder tijd kwijt aan zoeken en administreren en meer tijd voor advies en dienstverlening aan klanten.
Wil je meer weten over onze oplossing?
