Binnen veel bedrijven fungeert Microsoft Teams als een centraal communicatieplatform. Samenwerken met collega’s binnen een afdeling of project is met Teams heel makkelijk. Je kunt namelijk heel eenvoudig chatten, vergaderen en samen werken aan documenten. Maar hoe zorg je nu dat je documenten altijd terug kunt vinden zonder te verdwalen in het doolhof van Teamskanalen?
Teams maakt communicatie makkelijk
Teams maakt communicatie tussen medewerkers en klanten makkelijk. Voor een-op-een-chatten, vergaderen en documenten delen, is Teams een goede oplossing. Het gemak van het platform is ook direct het grootste nadeel. Het wordt namelijk onoverzichtelijk als er meerdere kanalen ontstaan en medewerkers Teams ook gebruiken voor het opslaan van documenten. Want hoe zorg je dat leden de meest recente documenten ook makkelijk terugvinden?
Naast bestandsbeheer kleven er ook meerdere veiligheidsrisico’s aan het opslaan van documenten in Teams. Zo bestaat de mogelijkheid dat medewerkers met ongeautoriseerde devices inloggen en onbewust gevoelige data delen in een groep. Daarnaast kunnen externe gebruikers potentieel onveilige bestanden uploaden binnen de kanalen.
Wil je projectdocumenten overzichtelijk opslaan en veilig delen dan is SharePoint een betere optie.
Waarom SharePoint?
Binnen SharePoint gebruik je teamsites om samen te werken en communicatiesites om informatie te publiceren. Zonder specifieke IT-kennis kan iedere medewerker een site aanmaken. In de basis heeft het SharePointplatform hiermee veel in huis om de documentstructuur van je kantoor overzichtelijk te houden. Wil je echter het maximale uit SharePoint halen en tegelijk Teams inzetten als communicatieplatform dan biedt de koppeling met DailyDrive bedrijven meer handvatten.
Met DailyDrive verandert SharePoint in een efficiënter documentmanagementsysteem. Gebruikers hoeven documenten niet meer handmatig te uploaden of zelf mappen aan te maken. Als kantoor kun je voor iedere klant of elk project dezelfde mappenstructuur aanleggen en daar zelf categorieën en subcategorieën aan toevoegen. De mappen kun je vindbaar maken door de categorie dezelfde naam te geven. Alle documenten of submappen die vervolgens in de hoofdmap worden opgeslagen, krijgen automatisch dezelfde categorie.
Metadata en beveiliging
DailyDrive zorgt dat je met metadata nog specifieker binnen het DMS kunt zoeken op woorden of passages in een document, klantnaam, klantnummer, dossiernaam en dossiernummer. De metadata wordt automatisch opgeslagen in DailyDrive maar gebruikers kunnen ook zelf metadata toevoegen. DailyDrive maakt het eenvoudiger om binnen SharePoint rechten en rollen in te stellen voor bezoekers, leden en verantwoordelijken. Die rollen kunnen per onderdeel verschillen waardoor de medewerker alleen kan zien wat voor hem of haar is bestemd.
Als bedrijf kun je tweefactorauthenticatie instellen in Microsoft 365 waardoor onbevoegden niet bij belangrijke klantinformatie kunnen. Daarnaast bepaal je wie toegang heeft tot bestanden en wie het mag bewerken. Bovendien kun je gegevens versleutelen bij het verzenden of ophalen. De toegang tot documenten kan op site-niveau worden gecontroleerd. Zo kun je in SharePoint achterhalen wanneer een bestand is bekeken of is bewerkt. Stel je de rechten vooraf goed in? Dan hoef dan is controle achteraf minder van belang. Je DMS draagt zo in grote mate bij aan compliance.
Met DailyDrive en SharePoint haal je ook meer uit Teams
DailyDrive koppelt een extern bronsysteem aan SharePoint en maakt daar desgewenst een Teams aan. Dat betekent dat:
- Het Teamskanaal dezelfde naam krijgt als de SharePoint-site,
- De users vanuit SharePoint meegaan in het Teamskanaal
- De documentbibliotheek van Teams zichtbaar is in de SharePoint-sitecollectie
Alle communicatie met collega’s en klanten kan dus gewoon via Teams verlopen. Gedeelde documenten tijdens vergaderingen of chatsessies worden automatisch opgeslagen in het juiste klant- of projectdossier en zijn via een directe link in de tab bestanden terug te vinden.
Bovenstaand vind je de Teams doc. in een SharePoint omgeving.
Tip: dataretentie
Bedrijven doen er goed aan om in het dataretentiebeleid vast te leggen over hoe je omgaat met gegevens in Teams. Leg bijvoorbeeld vast hoe lang chatberichten worden bewaard en wanneer zaken gearchiveerd en verwijderd worden. Hiermee kun je wet- en regelgeving makkelijker naleven en verklein je de kans op datalekken.
Meer veiligheidstips vind je in dit artikel 👇🏼
DailyDrive maakt Microsoft 365, SharePoint en Teams eenvoudig
De koppeling tussen DailyDrive en je bronsysteem maakt het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams eenvoudig. Wil je weten hoe jouw kantoor weer grip krijgt op documentmanagement en efficiënter en veiliger kan samenwerken? Wij vertellen je graag hoe we DailyDrive voor jouw bedrijven kunnen inrichten.
