Next level SharePoint sjablonen en templates met DailyDrive 

Binnen Microsoft 365 is het gebruik van sjablonen en templates een standaard onderdeel. Zo kun je er als organisatie voor zorgen dat bijvoorbeeld Word-documenten, Excel-bestanden of PowerPoint-presentaties een vaste structuur hebben, huisstijlelementen bevatten of de juiste contactpersonen vermelden. Opent een medewerker vanuit SharePoint een nieuw Office-bestand, dan weet je zeker dat deze gegevens er al in staan.  

Deze standaard functionaliteit binnen SharePoint heeft echter een groot nadeel. Alle sjablonen en templates worden op één plek beheerd, afschermen is niet mogelijk. Iedere medewerker in je organisatie kan dus alle templates inzien. DailyDrive, werkt als schil over SharePoint en Microsoft 365 en wordt gekoppeld aan je externe bronsysteem, bijvoorbeeld een CRM-pakket. De SaaS-oplossing maakt het makkelijk om rollen en rechten in te stellen binnen SharePoint. Niet iedere medewerker heeft automatisch toegang tot alle mappen. 

Rechten en rollen instellen voor templates 

Wat voor mappen geldt, geldt ook voor templates en sjablonen. Als kantoor kun je op bijvoorbeeld klantniveau bepaalde templates beschikbaar stellen, die alleen medewerkers met de juiste rechten kunnen zien. Is dat het geval dan kun je in een offerte of brief met een druk op de knop de NAW-gegevens van een klant met de juiste contactpersoon uit het CRM overnemen. De medewerker hoeft dus niets meer handmatig over te typen in het document.  

DailyDrive is eenvoudig te koppelen met CRM-pakketten koppelen als: 

  • AFAS Software 
  • Microsoft 365 Dynamics 
  • Salesforce 
  • Simplicate 
  • Tess 

Metadata wordt automatisch toegevoegd

De koppeling tussen CRM en DailyDrive zorgt er vervolgens automatisch voor dat het document met metadata wordt opgeslagen in de juiste SharePointmap van klant. Metadata is informatie over documenten. Dat betekent dat er niet alleen gezocht kan worden op bijvoorbeeld klantnaam of titel, maar ook op bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. De medewerker kan het document dan altijd terugvinden