gro-up bestaat pas net, maar eigenlijk bestaat de organisatie al tientallen jaren. Want gro-up is de nieuwe naam van verschillende organisaties met een gemeenschappelijk doel. Sinds februari 2024 zorgt DailyDrive van Like-IT dat alle medewerkers veiliger en makkelijker samenwerken met Microsoft 365 en SharePoint.
Met meer dan 300 locaties, ruim 3.100 kraamzorg-, kinderopvang-, buurtwerk- en jeugdhulpmedewerkers en partners maakt de organisatie sinds 2022 elke dag een groot verschil voor kinderen van alle leeftijden. Binnen de organisatie werkten medewerkers lange tijd met Microsoft Remote Desktop en een server. Een oplossing die met het verstrijken van de jaren niet meer in de pas liep met digitale ontwikkelingen als de cloud. De strategisch adviseur IT van gro-up legt uit: “We hadden behoefte om medewerkers eenvoudiger anyplace, anytime, anywere & any device samen te laten werken en de efficiënte te vergroten.”
De informatiebeveiliging is geborgd
Tijdens de oriëntatie op de nieuwe digitale werkplek speelde informatiebeveiliging een belangrijke rol. “SharePoint is in de basis een goede oplossing, maar omdat onze dienstverlening zo breed is, bood het platform onvoldoende mogelijkheden op het gebied van beveiliging. We hadden een extra laag nodig die het instellen van rechten en rollen makkelijk maakt.” Die laag kon Like-IT bieden met DailyDrive. De SaaS-oplossing maakt samenwerken in een Microsoft 365 omgeving makkelijk en geeft SharePoint onder andere extra functionaliteiten op het gebied van informatiebeveiliging. Het zorgt dat de organisatie documenten beter af kan schermen waardoor bijvoorbeeld buurtwerkmedewerkers alleen bij de documenten van buurtwerk kunnen.
gro-up is ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd. Dat betekent dat de processen binnen de organisatie op orde zijn, deze goed heeft vastgelegd en dat het IT-beheer en de informatiebeveiliging degelijk zijn ingeregeld. Ook daarbij biedt DailyDrive volgens gro-up toegevoegde waarde. “Met een koppeling tussen DailyDrive en onze cybermanagersoftware is de informatiebeveiliging geborgd en is de ISMS-bibliotheek met beleids- en kwaliteitsdocumenten, procedures en controles toegankelijk gemaakt in SharePoint.”
“Like-IT heeft zowel de directie, het management als de medewerkers meegenomen bij de implementatie en adoptie.“
Makkelijk zoeken, snel terugvinden
De nieuwe werkomgeving biedt gro-up een duidelijke documentenstructuur die makkelijk doorzoekbaar is. De zoekfunctie kijkt naar de titel van het document en screent de inhoud. Dat biedt de mogelijkheid om te zoeken op bijvoorbeeld bepaalde woorden, passages, nummers of metadata. Metadata, als bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte, wordt automatisch opgeslagen in DailyDrive. De uitgebreide zoekfunctie zorgt dat zowel de nieuwe bestanden makkelijker teruggevonden worden als ook de informatie uit de oude werkomgeving die Like-IT heeft ondergebracht in SharePoint.
Informatiebeveiliging en een heldere documentenstructuur zijn volgens de strategisch adviseur IT niet de enige voordelen van DailyDrive. “Vroeger deden we de calamiteitenplanning voor de kinderopvang in Excel. Binnen SharePoint kunnen we dat online veel sneller doen en hebben we altijd een actueel overzicht. Daarnaast zorgt DailyDrive ook voor verbinding tussen collega’s in de verschillende vestigingen. We hebben een sociaal intranet ontwikkeld voor nieuwsberichten en een smoelenboek. Medewerkers kunnen elkaar zo veel makkelijker vinden en contact leggen.”
Ambassadeurs enthousiasmeren collega’s
gro-up heeft bewust gekozen om het nieuwe DailyDrive DMS in stappen te implementeren. “Met zoveel medewerkers verspreid over meerdere vestigingen kun je niet van de ene dag op de andere overstappen. In 2022 zijn we begonnen en begin 2024 konden alle medewerkers gebruik maken van DailyDrive.” De adviseur is tevreden over de rol die Like-IT heeft gespeeld in het hele traject: “Ze hebben zowel de directie, het management als de medewerkers meegenomen bij de implementatie en adoptie van de nieuwe werkomgeving. Dat betekent niet alleen dat ze ondersteunen met de juiste documentatie waarmee wij beleidskeuzes konden maken maar ook bij het benoemen van ambassadeurs. En dat is heel belangrijk. Als je al vijftien jaar op een bepaalde manier werkt, zit je soms niet op veranderingen te wachten. De ambassadeurs hebben een belangrijke rol gespeeld bij het enthousiasmeren van collega’s. Dat liep eigenlijk zo goed dat we zes maanden eerder dan gepland helemaal konden overstappen op de digitale werkomgeving.”
