Wil je als accountantskantoor SharePoint gebruiken als document managementsysteem (DMS) dan vereist dat wel wat discipline van de gebruiker. Hoe handig het platform van Microsoft ook is, qua structuur en standaardisatie zitten er wat haken en ogen aan. Het praktische gevolg hiervan is dat gebruikers documenten handmatig in SharePoint uploaden, er een wildgroei aan mappen ontstaat en geen klantdossier hetzelfde is. In dit blog laten we zien hoe DailyDrive jouw SharePoint-omgeving meer structuur geeft en zorgt dat accountants effectiever kunnen werken.
De voordelen van SharePoint voor accountants
DailyDrive geeft SharePoint een standaard structuur. De statische SharePoint-folders veranderen in DailyDrive tot een doorzoekbare bibliotheek. Met DailyDrive kan de accountant:
- Blijven werken in de bekende Microsoft 365 omgeving
- Werken met de aanwezige ERP-, CRM- en boekhoudsoftware van het kantoor
- Documenten makkelijk opslaan en eenvoudig terugvinden
- Effectiever samenwerken met collega’s
- Stukken snel en veilig delen met klanten
Het belang van folders en metadata
Veel kantoren werken met een digitale mappenstructuur. Een hoofdmap voor de klant en bijvoorbeeld submappen op jaar en project. Dat lijkt overzichtelijk, maar als het aantal klanten en projecten met de jaren groeit, wordt het al minder gestructureerd. Ook zoeken op de naam van een map is lastig. Dat komt omdat de namen die mappen krijgen, subjectief zijn.
DailyDrive biedt de accountant de bekende mappenstructuur, maar voegt daar categorieën en subcategorieën aan toe. Je kunt als kantoor bijvoorbeeld per onderwerp een folder aanmaken. Om die folder vindbaar te maken, geef je de categorie dezelfde naam. Alle documenten of subfolders die vervolgens in die map worden opgeslagen, krijgen automatisch dezelfde categorie.
Om het overzichtelijk te houden voegt DailyDrive nog een extra functionaliteit aan SharePoint toe. Namelijk metadata. Metadata is informatie over het document, bijvoorbeeld bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. Deze metadata wordt automatisch opgeslagen in DailyDrive. Daarnaast kan de gebruiker binnen DailyDrive ook zelf metadata toevoegen. Met metadata kun je specifieker binnen het DMS zoeken en vinden. Zo kun je zoeken op woorden of passages in een document maar ook op zaken die niet in het document staan als: klantnaam, klantnummer, dossiernaam en dossiernummer.
Onze collega Marcel schreef hier eerder een bericht over op LinkedIn:
Verbeter je compliance
DailyDrive maakt het eenvoudiger om als accountantskantoor te voldoen aan wet- en regelgeving. Binnen het DMS zijn rollen in te stellen voor bezoekers, leden en verantwoordelijken. Die rollen kunnen per onderdeel verschillen. De medewerker heeft dus niet automatisch toegang tot alle mappen maar kan alleen zien wat voor hem of haar bestemd is.
Ook extern is de informatie beschermd. Je kunt als kantoor tweefactorauthenticatie instellen in Microsoft 365 waardoor onbevoegden niet bij belangrijke klantinformatie kunnen. Daarnaast bepaal je wie toegang heeft tot bestanden en wie mag bewerken. Bovendien kun je gegevens versleutelen bij het verzenden of ophalen. De toegang tot gevoelige documentatie kan op mapniveau worden gecontroleerd. Zo kun je in SharePoint achterhalen wanneer een bestand is bekeken of is bewerkt. Je DMS draagt zo in grote mate bij aan het ‘in control’ zijn.
SharePoint naadloos integreren met accountancy software
Welke programma’s er binnen je kantoor ook worden gebruikt, DailyDrive maakt van SharePoint de ideale samenwerkingspartner. Data handmatig overzetten of meerdere keren een project aanmaken in de kantoorapplicaties is overbodig. De koppeling met het CRM-pakket van je kantoor zorgt dat er automatisch een permanent dossiers wordt aangemaakt. In een permanent dossier kunnen meerdere dossiers worden aangemaakt voor bijvoorbeeld de btw-aangifte, belastingaangifte of de jaarrekening. Alle informatie die een accountant daarvoor verwerkt in pakketten als Exact of Afas wordt automatisch opgeslagen in de juiste map.
Het dagelijkse werk van de accountant wordt makkelijker. Maar ook het samenwerken met de klant wordt eenvoudiger. DailyDrive integreert SharePoint met ondertekensoftware van Hix en Validsign. De accountant kan met een druk op de knop stukken ter ondertekening aanbieden aan de klant. Staat de handtekening eronder dan wordt het automatisch opgeslagen in het juiste dossier.
DailyDrive werkt naadloos samen met:
- Afas Software
- Exact
- Hix
- Microsoft Dynamics
- Microsoft Dynamics Business Central
- Salesforce
- Simplicate
- Validsign
Ook effectiever werken?
Wil je als accountantskantoor meer uit je document managementsysteem halen en effectiever werken? Vraag een demo aan en we laten graag zien hoe het voor jouw kantoor werkt.