Documenten opslaan is voor accountants over het algemeen niet zo’n probleem. Met een paar eenvoudige werkafspraken kan iedereen de juiste map gebruiken voor het juiste document. In dit artikel gaan we in op de zoekfunctie binnen DailyDrive, leggen we uit hoe documenten eenvoudig zijn terug te vinden met metadata en laten we de voordelen voor accountants zien.
Folders in SharePoint
Folders zijn handig om documenten te ordenen en informatie op te slaan. We doen het eigenlijk iedere dag. Groot nadeel is dat de naam van een map of folder nogal subjectief is. Collega’s kunnen die naam heel anders interpreteren. Een folder lijkt dan meer op een container waarbinnen je niet of nauwelijks goed kunt zoeken. Maar wij hebben een oplossing gemaakt waarmee je metadata aan een folder kunt koppelen. Hierdoor kun je folders blijven gebruiken en wordt de metadata automatisch toegevoegd. Zo heb je het beste van beide opties.
Hoe werkt het zoeken in DailyDrive?
Binnen DailyDrive beschikt de gebruiker over een zoekfunctie met handige opties om documenten snel terug te vinden. Je vindt de zoekfunctie terug onder het kopje search op het dashboard. Een zoekopdracht binnen de gehele DailyDrive start je dan ook eenvoudig op via dashboard search. Als je als gebruiker niet precies weet waar de documenten staan, maar wel weet dat het over een specifiek project gaat, dan kun je zoeken binnen de gelijknamige hub-pagina projecten. Zoek je informatie over een bepaalde klant, dan kan je met de hub klanten de zoekfunctie verfijnen tot die specifieke klant.
DailyDrive screent de inhoud van documenten
Is de zoekwens minder concreet dan kun je in de zoekbalk zoektermen opgeven. Weet je als gebruiker de titel? Dan is dit een efficiënte manier. Weet je de titel niet, dan is dat in DailyDrive geen enkel probleem. De zoekfunctie kijkt namelijk niet alleen naar de titel van het document, maar screent ook de inhoud. Dat biedt de mogelijkheid om te zoeken op bijvoorbeeld bepaalde woorden, passages, nummers of data die in het bestand staan.
DailyDrive maakt van zoeken vinden met metadata
Metadata is informatie over documenten. Je kunt bijvoorbeeld denken aan bestandstype, bewerkingsdatum of bestandsgrootte. Deze metadata wordt automatisch opgeslagen in DailyDrive. Binnen DailyDrive kan de gebruiker ook zelf metadata (categorie en tags) toevoegen aan documenten. Deze categorieën, subcategorieën en tags hoef je maar een keer in te stellen. Alle documenten die vervolgens worden opgeslagen in dezelfde map krijgen daarna automatisch de juiste categorie en de bijbehorende metatags.
Zoeken met behulp van metadata kan op twee manieren. Allereerst kan gezocht worden op een combinatie van metadata en zoektermen, bijvoorbeeld de bestandsnaam. Ten tweede kan er ook gezocht worden met metadata alleen. Je kunt als gebruiker in het linkermenu binnen een categorie zelf een zoekwoord invoeren of via het pulldownmenu een waarde selecteren en op toepassen te klikken. Vervolgens kun je hier bijvoorbeeld de laatste bewerkingsdatum selecteren. Zo kun je de zoekopdracht makkelijk specifieker maken.
Hoe meer metadata je meegeeft aan je zoekopdracht hoe minder resultaten je krijgt. Nu kan het stapelen van zoektermen nadelig zijn als je niet precies de zoektermen of metadata kent. Daarom kun je in de zoekfunctie van DailyDrive aangeven dat je de zoektermen niet wilt stapelen maar juist wilt afwisselen. Als je niet wilt stapelen kun je dat aangeven. Je gebruikt dan niet en, maar of.
Hoe kunnen accountantskantoren metadata gebruiken?
Met metadata kunnen accountantskantore documenten verrijken en meer structuur aanbrengen in SharePoint. Zo kunnen kantoren bijvoorbeeld de volgende metadata inzetten:
- Documenttype: dit geeft aan of het om een belastingaangifte, een jaarrekening, een factuur of een auditrapport gaat.
- Jaar of boekjaar: hiermee worden documenten ingedeeld in categorieën op basis van het financiële (boek)jaar.
- Klantnaam: bij meerdere klanten is het handig om metadata aan specifieke klanten toe te wijzen.
- Project / Dossiers naam: kan accountants helpen om eenvoudig documenten te koppelen aan het juiste project.
- Ondertekeningstatus: laat zien of een document is ondertekend, in behandeling is of nog moet worden ondertekend.
Voordelen van DailyDrive
DailyDrive geeft je DMS een standaard structuur. De statische SharePoint-folders veranderen in DailyDrive tot een doorzoekbare bibliotheek. DailyDrive biedt de accountant:
- Een overzichtelijk vertrekpunt voor alle documenten.
- Een waardevolle zoekfunctie waar de accountant tijd mee bespaart.
- De vertrouwde Microsoft 365 omgeving (SharePoint en Teams).
- Veilig opslaan en delen met de juiste personen.
- Een eenvoudig schaalbaar tool.
Wil je ook een DMS in Microsoft 365 en profiteren van een efficiënte zoekfunctie?
Wil je als accountantskantoor ook gebruik maken van de unieke zoekfunctie in DailyDrive en nog meer uit je documentmanagementsysteem halen? Neem dan contact op.
