Efficiënt werken is voor ieder accountantskantoor een must. Toch zorgt het softwarelandschap er binnen veel kantoren voor dat data handmatig moet worden overgezet van het ene pakket naar het andere. Ook worden documenten op verschillende plekken opgeslagen. Deze omslachtige manier van werken kost veel tijd en geld. DailyDrive laat zien dat het anders kan. De softwaretool van Like-IT is namelijk eenvoudig te koppelen met de meest voorkomende bronsystemen en zorgt dat alle data centraal wordt opgeslagen.
In deze blog gaan we in op de mogelijke softwarekoppelingen tussen DailyDrive en andere databronnen. Hoe werken ze, wat levert het de accountant op en wat zijn de voordelen voor een kantoor?
Over DailyDrive
DailyDrive biedt accountantskantoren een gestructureerde en overzichtelijke digitale werkplek met een Documentmanagementsysteem (DMS). De SaaS-oplossing stelt je in staat om met een druk op de knop sites aan te maken binnen SharePoint en de gegevens automatisch uit je bronsysteem over te nemen. DailyDrive maakt van SharePoint het centrale DMS die informatie uit bijvoorbeeld ERP-, CRM- en boekhoudsoftware opslaat op een centrale locatie.
Welke koppelingen zijn er voor DailyDrive?
Een softwarekoppeling zorgt dat twee programma’s verbinding leggen en informatie uitwisselen. Met DailyDrive hoeft een accountant de permanente- en jaardossiers niet meer handmatig aan te maken. Ook twee keer dezelfde data op verschillende locaties opslaan of aanmaken in verschillende softwarepakketten is niet nodig. DailyDrive heeft koppelingen met:
- Afas Software
- Alure
- Caseware
- Exact
- Hix
- Microsoft Dynamics
- Microsoft Dynamics Business Central
- Salesforce
- Simplicate
- Tess
- Validsign
Hoe werken de koppelingen?
De koppeling tussen DailyDrive en bijvoorbeeld een CRM-pakket als Salesforce maakt automatisch een structuur aan met permanente dossiers. In een permanent dossier, of klantdossier, kunnen verschillende subdossiers worden aangemaakt. In Dailydrive noemen we dat jaardossiers. De jaardossiers kunnen betrekking hebben op een bepaald fiscaal jaar of een project, bijvoorbeeld de btw-aangifte, de jaarrekening of de belastingaangifte. Alle informatie die een accountant verwerkt in Exact of Afas wordt vervolgens automatisch opgeslagen in de juiste map binnen het juiste jaardossier.
De softwarekoppelingen zorgen er niet alleen voor dat interne werkprocessen binnen kantoren eenvoudiger worden ook voor klanten wordt het makkelijker. Koppelingen met Hix of Validsign zorgen er namelijk voor dat documenten eenvoudig ter ondertekening kunnen worden aangeboden aan klanten. Heeft de klant getekend en is het project afgerond dan wordt het dossier automatisch afgesloten en zijn bewerkingen niet meer mogelijk.
Rollen en rechten
Rollen en rechten zijn in DailyDrive makkelijk in te stellen voor zowel de permanente dossiers als de jaardossiers. Een medewerker die de btw-aangifte verwerkt heeft dus niet automatisch ook toegang tot andere jaardossiers of het permanente dossier. De naadloze integratie met SharePoint zorgt voor extra gemak binnen de digitale werkplekken van het kantoor. De gegevens worden automatisch overgenomen en voorzien van de juiste metadata. Hierdoor komen de documenten altijd in het juiste projectmapje en in de daarboven gelegen map van de klant. Staan er acties en taken open? Dan ziet de accountant dat op zijn DailyDrive dashboard.
Grip op compliance
Als alle projectwerkzaamheden zijn afgerond dan wordt het dossier afgesloten. De informatie is dan alleen nog te bekijken. Als accountantskantoor kun je zelf bepalen hoe lang je deze informatie wilt bewaren. Daarnaast kun je aangeven of je informatie handmatig of automatisch wilt verwijderen. Je kunt DailyDrive ook zo instellen dat je een seintje krijgt als de ingestelde bewaartermijn is verstreken. DailyDrive zorgt dat accountantskantoren in control zijn als het gaat om het documentmanagement.
Voordelen voor zowel het kantoor als de accountant
DailyDrive draagt niet alleen bij aan governance en efficiëntie, het tilt ook het onderscheidend vermogen van je kantoor naar een hoger niveau. Het werk van de individuele accountant wordt namelijk een stuk leuker, ze kunnen overal werken en houden meer tijd over voor proactief advies aan de klant.
Voor het accountantskantoor hebben de koppelingen in DailyDrive de volgende voordelen:
- Medewerkers en klanten kunnen op een veilige, makkelijke én snelle manier samenwerken in de voor hen bekende applicaties
- Het DMS is eenvoudig schaalbaar tegen voorspelbare kosten
- Rechten en rollen zijn eenvoudig in te stellen. Als kantoor ben je volledig in control over je data
- Documentprocessen worden geautomatiseerd en bieden structuur
- Minder administratieve druk biedt meer marge en de mogelijkheid om fixed prices te hanteren
De ontwikkeling van koppelingen
Soortgelijke softwarekoppelingen kunnen op basis van low code gemaakt worden. Low code is erop gericht om snel een flow of connectie te maken. Daar schuilt het grootste gevaar. Mocht een dergelijke koppeling in low code niet werken dan ontvang je geen melding en kun je niet zien waar in het proces het fout gaat. Voor het primaire proces in de accountancy is low code dus niet de beste oplossing.
Like-IT codeert (programmeert) de koppelingen omdat het dan beter te managen is. Daarnaast kunnen we op basis van foutcodes achterhalen waar eventuele fouten zijn ontstaan. Bovendien kunnen we de zelfontwikkelde koppelingen opnemen in onze monitoringstool waarmee we de software proactief kunnen beheren.
Wat zijn de kosten van een koppeling?
Een koppeling wordt door Like-IT als SaaS-oplossing aangeboden. Dat betekent dat monitoring en technisch onderhoud bij de prijs is inbegrepen. Een koppeling kost accountantskantoren € 99,- per maand, ongeacht het aantal gebruikers. Voor deze licentiekosten zorgt Like-IT dat DailyDrive continu up-to-date is. De eenmalige ontwikkelkosten bedragen € 2.500,-.
Ontdek zelf het gemak van de koppelingen voor jouw kantoor
Like-IT koppelt jouw ERP-, CRM- en boekhoudsoftware aan DailyDrive en zorgt voor eenvoud, gemak en meer structuur. Wil je meer informatie over de bewezen DMS-oplossing en de koppelingen of wil je weten of we een koppeling kunnen ontwikkelen voor het bronsysteem van jouw kantoor? Neem dan contact op. We vertellen je graag meer.
