Als accountant zijn vergaderingen en overleggen aan de orde van de dag. Besprekingen met collega’s, overleg met klanten en online meetings het is een belangrijk onderdeel van je werk. Veel kantoren gebruiken Microsoft Teams en SharePoint). Beide onderdelen van Microsoft 365 zijn echter behoorlijk complex. Enige technische IT-kennis is wel noodzakelijk om de vergaderopties effectief te kunnen gebruiken.
Binnen DailyDrive, de SaaS-oplossing van Like-IT die het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams eenvoudig maakt, zit een standaard vergaderfunctie. Een functie die het overleg een stuk efficiënter liet verlopen. In dit artikel gaan we in op de uitgebreidere mogelijkheden van meetings 2.0 in DailyDrive. Een functie die nog beter bijdraagt aan compliancy binnen accountantskantoren.
Hoe werkt Meetings 2.0?
Met de standaard meetingfunctie in DailyDrive kon je eigenlijk alleen vergaderen, taken toewijzen en beslissingen vastleggen. De nieuwe vergadermodule heeft er een flink aantal functionaliteiten bijgekregen. In je persoonlijke dashboard van DailyDrive ga je naar meetings. Omdat accountants vaak werken voor meerdere klanten vind je daar een overzicht van alle vergaderingen waarbinnen je een overzicht aantreft van aankomende en afgeronde vergaderingen.
Een overzichtelijke agenda
Per geplande vergadering krijgt de deelnemer een overzicht van de vaste agendapunten. Bijvoorbeeld: opening, evaluatie, ingebrachte onderwerpen, besluiten en wat verder ter tafel komt. De medewerker die de vergadering voorbereidt, kan de vaste agendapunten bewerken en eventueel het onderwerp noteren, uitleg geven en url’s opnemen als dat relevant is. Als agendapunten zijn vastgelegd, kunnen de overige deelnemers per vergaderitem ingebrachte onderwerpen toevoegen. Meetings 2.0 laat alle deelnemers vooraf precies zien welke onderwerpen op de agenda staan.
Breng structuur in de vergadering
Als je start met de vergadering dan kun je aangeven wie aanwezig is, en wie niet. Ook de aanwezigheid van deelnemers die eenmalig meevergaderen of externen wordt vastgelegd en gedocumenteerd. De vergadering wordt gestart met een playknop. Tijdens de vergadering kunnen per agendapunt direct aantekeningen en afspraken worden vastgelegd. Dat geldt ook voor besluiten en het toewijzen van taken, inclusief start- en einddatum.
Groot pluspunt van de uitgebreidere vergaderingfunctie in DailyDrive is dat de toegewezen taken direct op het persoonlijke dashboard van de medewerker worden vermeld. Daarnaast vindt de medewerker deze taken ook terug in het Takenoverzicht op het dashboard, waarin alle taken staan die in Microsoft 365 zijn aangemaakt. Is de taak afgehandeld dan kun je dit zowel in de vergadering, je persoonlijke takenoverzicht of in het Dashboard Taken bijwerken.
Notulen die bijdragen aan compliance
Is de vergadering afgerond, dan worden de notulen automatisch opgemaakt. Het rapport biedt de deelnemers onder andere een handig overzicht van de aanwezigen en afwezigen, behandelde onderwerpen, ingebrachte onderwerpen, toegewezen taken en besluiten. Alles wordt vastgelegd in een pdf en opgeslagen bij de juiste vergadering in DailyDrive.
De voordelen van Meetings 2.0
Meetings 2.0 in DailyDrive:
- Brengt meer structuur in je vergaderingen (agenda’s rondmailen is verleden tijd)
- Biedt een helder overzicht van te bespreken onderwerken
- Zorgt dat alle relevante documenten op de juiste plek staan
- Maakt het schrijven van notulen of het bijhouden van een presentielijst overbodig
- Plaatst de gemaakte afspraken in Microsoft 365 en in de notulen (compliance)
- Geeft de deelnemers een helder overzicht van toegewezen taken
- Laat altijd een actueel overzicht zien van de voortgang van lopende taken
Is Teams niet een beter vergaderplatform?
Teams is handig voor videobellen of een overleg over één bepaald onderwerp. Teams biedt gebruikers geen structuur om vergaderingen vast te leggen. Ook ontbreekt een overzicht van de afgeronde vergaderingen. Bovendien biedt Teams geen structuur om vaste agendapunten te organiseren, ingebrachte onderwerpen vast te leggen of besluiten en taken op te nemen.
Wil je ook meer uit je vergaderingen halen?
Wil je als accountantskantoor je in- en externe vergaderingen efficiënter laten verlopen en meer in control zijn? Wij vertellen je graag meer over Meetings 2.0 en de andere functies van DailyDrive.
