Data van bijvoorbeeld je oude DMS of SharePoint omgeving naar Microsoft 365 migreren is iets waar je vooraf wel even over na moet denken. Als accountantskantoor wil je wel graag dat de bestanden op de juiste veilige plek komen. In dit blog ontdek je welke manieren er zijn om data te migreren. Je leest waar je rekening mee moet houden en welke stappen we bij Like-IT zetten om het migratieproces soepel te laten verlopen.
Wat is datamigratie?
Datamigratie is het overzetten van bestanden naar een nieuwe locatie. Bijvoorbeeld van een on-premise (oude servers) locatie naar Microsoft 365. Er kunnen verschillende redenen zijn om data te migreren. Een reden kan zijn dat data is opgeslagen op verschillende schijven en er geen centrale plek is. Een andere redenen om data over te zetten is om te profiteren van de voordelen van de cloud. De cloud biedt accountantskantoren namelijk veel flexibiliteit. Medewerkers kunnen werken waar ze willen en overal bij hun bestanden. Daarnaast biedt de cloud veel voordelen als het gaat om efficiëntie. Meerdere medewerkers of klanten kunnen tegelijk werken aan hetzelfde dossier. Kantoren hoeven daarnaast ook minder te investeren in hardware en onderhoud. In veel gevallen zelfs een kosten besparing omdat oude hard- en software uitgezet kan worden.
Hoe migreer je data?
Er zijn verschillende manieren om data over te zetten naar Microsoft 365 en te profiteren van de voordelen van de cloud. Welke variant van migratie je kiest, hangt af van de complexiteit en de hoeveelheid data. Heb je weinig bestanden en een overzichtelijke folderstructuur dan kun je data één op één overzetten. Microsoft biedt daarvoor binnen 365 verschillende eigen tools.
Bij een documentmanagementsysteem (DMS) met grote hoeveelheden bestanden in combinatie met metadata op basis van folderinformatie wordt migratie al wat ingewikkelder. Dat geldt ook als je kantoor-data wil overzetten van een voormalig systeem met metadata, bijvoorbeeld een oude versie van SharePoint. Als accountantskantoren een DMS met metadata hebben, gebruiken we bij Like-IT de tool ShareGate om data te migreren.
Als deze twee opties onvoldoende mogelijkheden bieden, kun je de migratie van data ook in eigen beheer doen. Bijvoorbeeld met eigen geschreven scripts of tools. We leggen de tools van Microsoft en ShareGate uit.
1. Microsoft Tools
Microsoft biedt verschillende tools om data te migreren van bijvoorbeeld FileShare, Google Workspace, Dropbox of SharePoint naar de cloud van Microsoft 365. De tools die Microsoft biedt zijn over het algemeen geschikt voor eenvoudige migraties en kunnen via het migration admin center in gang gezet worden. Je downloadt en installeert een agent en die koppel je vervolgens aan de migrationmanager om de migratie te starten. Voor een klein accountantskantoor kunnen de tools van Microsoft uitkomst bieden.
2. ShareGate
Voor grotere kantoren met meerdere vestigingen is migreren via Microsoft misschien niet de beste optie maar biedt ShareGate meer aanknopingspunten. ShareGate is een gebruiksvriendelijke migratietool om data over te zetten naar Microsoft 365. De oplossing biedt niet alleen goede configuratiemogelijkheden maar stelt je ook in staat om aanvullende scripts te gebruiken waarmee je het migratieproces verder kan definiëren, automatiseren en monitoren. Dat stelt je kantoor bijvoorbeeld in staat om met de metadata in het oude DMS een nieuwe structuur op te zetten. Wil je als accountantskantoor de migratie aangrijpen om een deel van je bestanden te archiveren, dan kun je dat met de aanwezige metadata via ShareGate realiseren. Dat geldt ook als je eenzelfde bestand wilt opslaan in meerdere bibliotheken.
Om omvangrijke migraties behapbaar te maken, gebruikt Like-IT scripts en een provisioning-engine. Met onder andere Excel-lijsten kan het overzetten van een groot aantal bibliotheken en sites worden geoptimaliseerd. Met deze lijsten kunnen tijdens het gehele migratieproces afwijkingen in de data worden geconstateerd. Is de migratie incompleet of niet geheel succesvol dan kan dat eventueel worden hersteld. Denk bijvoorbeeld aan verbindingsproblemen, ongeldige metadata, bestandsnamen met vreemde karakters bevat of omdat ShareGate tegen de uploadlimiet van Microsoft aanloopt.
Stappenplan migratie
Like-IT helpt accountantskantoren met DailyDrive om Microsoft 365, SharePoint en Teams, volledig naar wens in te richten. Wij koppelen een extern bronsysteem aan DailyDrive en met behulp van ShareGate en eigen slimme tools en scripts zetten we bestaande data over in de nieuwe DailyDrive-structuur. Hiermee garanderen we de juiste toegang tot de data voor de juiste medewerkers en is de beveiliging gewaarborgd.
Om data over te zetten naar een nieuw DMS doorlopen we een viertal stappen.
1. Inventarisatie
Datamigratie begint met een inventarisatie. Wat zijn de wensen ten aanzien van de structuur en de indeling. Daarnaast kijken we naar de huidige omgeving. Tijdens de inventarisatie staat een aantal vragen centraal:
- Waar staat de huidige data?
- Hoeveel documenten dienen er gemigreerd te worden?
- Wat is de omvang van deze documenten?
- Hoe worden deze documenten naar de nieuwe omgeving overgezet?
2. Plan van aanpak en proefmigratie
Op basis van de inventarisatie wordt met de klant een plan van aanpak opgezet. Voordat we data overzetten, doen we een proefmigratie. Een proefmigratie geeft goed inzicht in de doorlooptijden. Als een klant tien terabyte aan data heeft verspreid over vijftig projecten dan weten we uit ervaring dat we niet in een weekend kunnen migreren. We plannen dan twee weekenden in. Tijdens deze fase controleren en hoe de proefmigratie naar de nieuwe omgeving is gegaan en weten we waar we rekening mee moeten houden bij eventuele onvoorziene situaties.
3. Planning opstellen
Op basis van de proefmigratie en de omvang maken we met de klant een planning voor de live-gang. Afhankelijk van de omvang, de oorsprong en de complexiteit kan de totale doorlooptijd liggen tussen een paar weken of een enkele maanden. Bij een paar grote bestanden kan de migratie snel uitgevoerd worden. Staan er in het oude DMS veel kleine bestanden dan duurt de migratie langer.
4. Migratie uitvoeren
Als de planning klaar is, informeren we de gebruikers. Communicatie en kennisoverdracht is ontzettend belangrijk. Hierbij houden we rekening met de cultuur en de digitale geletterdheid. Voor de overdracht van kennis hebben we video’s en presentaties beschikbaar waarmee medewerkers snel vertrouwd raken met DailyDrive en de nieuwe manier van werken. Als iedereen is geïnformeerd kunnen we de data overzetten. Is migratie afgerond dan controleren we of de bestanden op de juiste plek staan.
Meer informatie of contact
Wil je weten wat datamigratie voor jouw accountantskantoor betekent en hoe Like-IT kan helpen? Neem gerust contact met ons op.
