Outlook en SharePoint werken niet altijd even goed samen. E-mails of bijlages vanuit Outlook opslaan in SharePoint is omslachtig. Zo moet de gebruiker bijvoorbeeld eerst bijlages uit een mail downloaden en lokaal opslaan, voordat ze toegevoegd kunnen worden aan SharePoint. Ook een bijlage toevoegen aan een e-mail vanuit SharePoint loopt niet soepel. Met DocuBird zijn deze problemen verleden tijd.
SharePoint en Outlook integratie 3.0
Om Outlook en SharePoint beter te integreren maken veel bedrijven gebruik van de Outlook-SharePoint integratie van Like-IT. Een prima oplossing waarmee de gebruiker al eenvoudig bijlages kan opslaan in SharePoint of bestanden direct vanuit SharePoint kan toevoegen aan een e-mail. DocuBird biedt bedrijven dezelfde functionaliteiten maar voegt een aantal belangrijke pluspunten toe. Met deze koppeling kun je eenvoudig:
- Mails en bijlages bij het opslaan direct metadata meegeven
- Meerdere mails en bijlages tegelijk opslaan in een klant- of projectmap naar keuze
- Bestanden toegankelijk maken vanuit meerdere gedeelde mailboxen
- Direct meerdere bijlages aan een e-mail toevoegen

DocuBird zorgt ervoor dat medewerkers eenvoudig en gestructureerd e-mails en bijlagen opslaan in SharePoint. Ook is het mogelijk om DocuBird te koppelen met DailyDrive, een SaaS-oplossing die het gebruik van SharePoint eenvoudig maakt voor medewerkers. Het zoeken, opslaan en delen van documenten in Microsoft 365 (SharePoint) wordt gestandaardiseerd en gestructureerd.
Documenten vinden in plaats van zoeken
Medewerkers ontvangen gemiddeld 121 e-mails per dag. 10% van hun tijd besteden ze aan het zoeken naar documenten en 20% met het delen van bestanden. De koppeling tussen DocuBird en SharePoint maakt het werk van de accountant in het DMS sneller en efficiënter. Zo hoeft de gebruiker bijlages niet meer op te slaan in Outlook of eerst naar het bureaublad te slepen.
Met DocuBird kan de gebruiker metadata eenvoudig, handmatig of geautomatiseerd, aan documenten toevoegen. Dat zorgt ervoor dat de documenten direct in de juiste map worden opgeslagen. De accountant of een medegebruiker hoeft hierdoor niet meer te zoeken, maar vindt bestanden snel terug. Vanuit compliance is dat een groot voordeel. Je kunt als kantoor namelijk makkelijker voldoen aan wet- en regelgeving en de bewaarplicht.
Samenwerken wordt een stuk makkelijker
DocuBird zorgt dat de accountant tijd bespaart en vergroot de productiviteit. Workflows worden efficiënter en alle belangrijke klantgegevens kunnen makkelijk op de daarvoor bestemde locatie worden opgeslagen. Samenwerken met collega’s en klanten wordt een stuk eenvoudiger omdat iedereen met de juiste rechten real-time toegang heeft tot gedeelde documenten.
Efficiënter werken
Alle kantoren die op dit moment de DailyApp van Like-IT gebruiken, kunnen dat blijven doen. Wil je profiteren van de extra functionaliteiten dan kun je in 2024 DocuBird koppelen aan DailyDrive en nog efficiënter werken in SharePoint.
Ben jij geïnteresseerd in de mogelijkheden DocuBird en de koppeling met DailyDrive of heb je vragen? Neem dan contact met ons op.