Documenten opslaan en terugvinden met categorieën en metadata

Microsoft biedt accountantskantoren met Microsoft 365 en SharePoint een standaard document managementsysteem (DMS). Groot voordeel is dat accountants hun data op een centrale plaats kunnen opslaan, delen, bewerken en managen. Handig, toch halen kantoren hiermee niet het maximale uit hun DMS. Documenten worden opgeslagen in folders waardoor accountants veel tijd kwijt zijn aan het zoeken. Want in welke map stond het ook alweer? In deze blog leggen we uit waarom accountantskantoren DailyDrive moeten gebruiken om het opslaan en terugvinden van documenten kinderlijk eenvoudig te maken.  

Hoe sla je documenten op? 

Van de btw-aangifte, de loonadministratie of het samenstellen, beoordelen en controleren van de jaarrekening; een accountant verwerkt heel veel informatie uit verschillende systemen. De financieel specialist is gewend om documenten in mappen op te slaan. Dat gebeurt al jaren. Werk je in je eentje dan is dat ook geen probleem. Ben je met een paar collega’s dan moeten er al vaak afspraken gemaakt worden over waar we wat opslaan. Onnodig om te zeggen dat grotere kantoren, met meerdere vestigingen al snel tegen de beperkingen van mappen en folders aanlopen en daardoor niet het maximale uit hun DMS kunnen halen. 

Nadeel van folders 

Folders zijn handig om informatie te groeperen en documenten te ordenen. Groot nadeel is dat de naam van de folder nogal subjectief is. Collega’s kunnen die naam heel anders interpreteren. Een folder is dan eigenlijk ook niet meer dan een container. Je kan er niet op zoeken. DailyDrive biedt de gebruiker een hybride mogelijkheid om documenten op te slaan. Met de softwaretool kan de gebruiker makkelijk folders aanmaken in SharePoint en die voorzien van categorieën en metadata. De statische folders veranderen hiermee in een doorzoekbare bibliotheek. 

Hoe werken categorieën en metadata? 

Het aanmaken van folders met categorieën en metadata is heel eenvoudig. Je kunt als kantoor bijvoorbeeld per onderwerp een folder aanmaken. Om die folder vindbaar te maken, geef je de categorie dezelfde naam. Alle documenten die in die folder worden opgeslagen krijgen automatisch dezelfde categorie. Dat geldt ook voor submappen in die folder. Om het zoeken in mappen en submappen nog makkelijker te maken, kun je documenten metadata mee te geven. Metadata stellen je in staat om je zoekopdracht nog specifieker, en beter vindbaar te maken.   

Hybride opslaan; het beste van twee werelden 

De categorieën, subcategorieën en tags hoef je maar eenmalig in te stellen. Alle documenten die worden opgeslagen in een map krijgen daarna automatisch de juiste categorie en de bijbehorende metadata. Omdat gebruikers categorieën en tags vaak moeilijk vinden, kunnen ze folders gewoon blijven gebruiken. Zo biedt DailyDrive met hybride opslaan het beste van twee werelden. De accountant heeft de bekende zichtbare mappen en kan tegelijk terugvallen op een slimme zoekfunctie.  

Wil je ook een DMS in Microsoft 365 en profiteren van een efficiënte zoekfunctie? 

Een goed document managementsysteem is voor accountantskantoren een must. Om kantoren meer uit hun DMS te laten halen heeft Like-IT DailyDrive ontwikkelt. De tool geeft SharePoint een hoop extra functionaliteiten die het werk van de accountant eenvoudiger maken. Wil je ook een DMS met een standaard structuur met een efficiënte zoekfunctie? Neem dan contact op.  

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *