Accountants verwerken grote hoeveelheden informatie. Waar vroeger voornamelijk papieren stukken werden gebruikt, worden documenten nu voornamelijk digitaal verwerkt. Gelukkig maar, want dat heeft het werk voor zowel de accountant als de klant een stuk makkelijker gemaakt. Toch is de werkelijkheid wat weerbarstiger. Een gestructureerde benadering van documentmanagement blijkt in de praktijk toch nog best een opgave. In dit blog gaan we in op het belang van een gestructureerd documentmanagementsysteem (DMS) met DailyDrive. We leggen uit hoe het bijdraagt aan efficiency en compliance en geven je tot slot een aantal praktische tips voor gestructureerd documentmanagement in Microsoft 365 (SharePoint-Teams-OneDrive).
Het belang van een DMS
Waar heb ik dat document nog maar opgeslagen? Een vraag die iedereen zichzelf geregeld stelt. Onderzoek van McKinsey, weliswaar uit 2012, wijst uit dat een gemiddelde kantoormedewerker bijna 20 procent van zijn tijd bezig is met het zoeken en verzamelen van informatie. En hoewel de cloud het verwerken van informatie makkelijker is geworden, krijgt het effectief managen van documenten ook in 2023 niet de aandacht die het verdient. Terwijl een accountantskantoor met een gestructureerd DMS op veel vlakken winst kan boeken.
Compliance zijn
Een van de belangrijkste reden voor een accountantskantoor om werk te maken van een DMS is compliance. In het kort betekent compliance dat je als kantoor voldoet aan relevante wet- en regelgeving en je deze regels naleeft. DailyDrive zorgt dat iedereen met de juiste rechten toegang heeft tot de bestanden. Binnen het DMS zijn drie rollen: bezoekers, leden en verantwoordelijken. Die rollen kunnen per pagina verschillen. Je medewerker ziet dus alleen wat voor hem of haar bestemd is.
DailyDrive is een SaaS-oplossing die het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams eenvoudig maakt. Met deze DMS-oplossing kunnen accountantskantoren op veel vlakken winst boeken.
Hogere efficiency
Omdat de bestanden in het DMS centraal worden opgeslagen kunnen meerdere medewerkers van je kantoor tegelijk aan hetzelfde dossier werken. Automatische synchronisatie van documenten zorgt er bovendien voor dat de bestanden up-to-date zijn.
Bestanden die ook nog eens makkelijker te vinden zijn. Hiermee voorkom je dat werk dubbel gedaan wordt, er verschillende versies naast elkaar bestaan en dat er fouten in het werk sluipen. Met een DMS krijgt je kantoor grip op documentenbeheer.
Meer flexibiliteit
Omdat in een DMS de documenten opgeslagen worden in de cloud, wordt het werk van de accountant tijd- en plaatsonafhankelijk. Of er nu op kantoor gewerkt wordt, bij een klant of thuis; je medewerkers kunnen overal en altijd werken, makkelijk bestanden delen en eenvoudig communiceren.
Microsoft 365 als DMS
Om stappen te kunnen zetten op het gebied van compliance, efficiëntie en flexibiliteit is Microsoft 365 voor de accountancy een goede oplossing. Zo stelt Microsoft SharePoint accountantskantoren in staat om informatie en documenten veilig te delen, te bewerken en te managen. Zowel extern als intern zijn de gegevens afgeschermd voor mensen die kwaad willen. Je kunt als kantoor tweefactorauthenticatie instellen in Microsoft 365 waardoor onbevoegden niet bij belangrijke klantinformatie kunnen. Daarnaast bepaal je wie toegang heeft tot bestanden en wie mag bewerken. Bovendien kun je gegevens versleutelen bij het verzenden of ophalen.
Deze veiligheidsaspecten van het DMS dragen ook bij aan de flexibiliteit. Gebruikers kunnen namelijk overal werken en informatie delen met zowel collega’s als klanten. De geavanceerde zoekfunctie zorgt dat bestanden makkelijk zijn terug te vinden en met versiebeheer weet je zeker dat aan de meest recente versie van een document wordt gewerkt. SharePoint zorgt dat een accountant efficiënter kan werken en draagt zo niet alleen bij aan de efficiëntie van je kantoor maar zorgt ook voor een hogere klanttevredenheid.
Praktische tips voor het beheren van documenten in Microsoft 365
Tip 1: Een standaard structuur per klant
Wil je echt grip op documentmanagement en efficiënt samenwerken aan klantdossiers? Met DailyDrive wordt het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams enorm eenvoudig. Per klant breng je overzichtelijk structuur aan in je documenten en kun je alles veilig opslaan en archiveren. Met DailyDrive hoeft de accountant zich nooit meer druk te waar documenten moeten worden opgeslagen.
Tip 2: Gebruik metagegevens om documenten makkelijker te vinden
Heb je meerdere documenten die ogenschijnlijk veel op elkaar lijken? Maak dan gebruik van geavanceerd zoeken in SharePoint. Met geavanceerd zoeken biedt SharePoint je de mogelijkheid om specifiekere informatie als taal, type bestand of auteur toe te voegen. Ook kun je zoeken op specifieke kernwoorden die het document wel of niet mag bevatten. Bij Like-IT hebben we de zoekfunctie van SharePoint nog geavanceerder gemaakt. Met de DailyApp; Filtered Searchbar kun je onderscheid maken in documentversies.
Tip 3: Stel machtigingen in om toegang tot documenten te beperken
DailyDrive brengt automatisch structuur en standaardisatie aan in jouw DMS. Jij bepaalt wie wel toegang heeft en wie niet. Op klantniveau kun je rechten en rollen beheren en bepalen wie welke mappen en documenten mag inzien en/of bewerken.
Tip 4: Eenvoudig documenten uploaden in SharePoint met de Outlook add-in
De manier waarop Outlook en SharePoint samenwerken is niet altijd logisch. Zo moet je waarschijnlijk geregeld via je browser documenten uploaden voordat je ze kunt opslaan of juist downloaden voordat je ze kan mailen. Met de DailyApp: Outlook/SharePoint add-In van Like-IT integreren we je e-mail naadloos je SharePoint omgeving. Dat betekent eenvoudig een bijlage uit een mail in SharePoint-locatie naar keuze opslaan of bestanden vanuit SharePoint toevoegen aan een e-mailbericht.
Tip 5: Koppel je bronsystemen
Voor het behalen van een hoge efficiëntie kan je je bronsystemen koppelen aan Microsoft 365. Denk hierbij aan Exact, AFAS, Microsoft Business Central, SalesForce en meer. Onze klanten koppelen met behulp van DailyDrive. Wij koppelen jouw ERP, CRM en boekhoudsoftware aan DailyDrive. Het gemak wat hierbij komt kijken is dat je niet handmatig twee keer hetzelfde project hoeft aan te maken. Dit wordt automatisch overgenomen uit je brondata en beschikbaar gemaakt in DailyDrive. De gegevens worden automatisch overgenomen en documenten worden voorzien van de juiste metadata. Hierdoor komen de juiste documenten in het juiste mapje van de klanten en projecten.
Wil jij ook gestructureerd documentmanagement in Microsoft 365?
Onze klanten gebruiken Microsoft 365 in combinatie met DailyDrive voor een efficiënt DMS. Met DailyDrive vind je eenvoudig de documenten die je nodig hebt én weet je waar je deze op moet slaan. DailyDrive geeft je DMS een standaard structuur. Het proces van vinden, opslaan en bewerken is efficiënt ingericht.
