In veel bedrijven wordt Microsoft SharePoint gebruikt om informatie tussen medewerkers uit te wisselen. Hoewel het platform veel wordt gebruikt als communicatieplatform, haalt niet iedereen het maximale uit de mogelijkheden om SharePoint in te zetten als Document Management Systeem (DMS). Bestanden worden bijvoorbeeld lokaal op de eigen laptop opgeslagen, er worden printjes gemaakt of bestanden worden heen-en-weer gemaild. Dat maakt het delen van informatie en samenwerken niet alleen lastiger, ook qua veiligheid verdient deze werkwijze niet de voorkeur. In dit artikel gaan we in op de voordelen van SharePoint als document management systeem en geven we 5 tips om de medewerkers van jouw bedrijf meer met SharePoint te laten werken.
Slim versiebeheer
In bedrijven werken vaak meerdere medewerkers samen met de klant aan een dossier. SharePoint is een ideaal platform om digitale content te managen binnen je organisatie. Alle data wordt opgeslagen op een centrale plaats. Het delen, bewerken en managen van bestanden wordt een stuk eenvoudiger en iedereen met de juiste autorisatie heeft toegang tot het meest recente bestand.
Veiligheid en compliance
SharePoint kent een uitgebreide rechten- en rollenstructuur. Als organisatie kun je eenvoudig bepalen wie toegang heeft tot welke bestanden en wie bewerkingsrechten heeft.
De toegang tot gevoelige documentatie kan op mapniveau niet alleen worden beheerd maar is ook eenvoudig te controleren. Zo kun je in SharePoint achterhalen wanneer een bestand is bekeken en of het in de tussentijd is bewerkt, gekopieerd of verplaatst. SharePoint als DMS draagt bij aan het ‘in control’ zijn als het gaat om zowel externe wet- en regelgeving als aan interne gedragsregels.
(Samen)werken waar en wanneer je wil
Of er nu op kantoor wordt gewerkt, bij een klant of thuis; met SharePoint hebben de medewerkers altijd toegang hebben tot documentatie. Automatische synchronisatie van documenten zorgt er bovendien voor dat de bestanden altijd up-to-date zijn. Werken meerdere medewerkers aan een project dan kunnen ze een tijdelijke SharePoint omgeving aanmaken. Alleen medewerkers met de juiste autorisatie hebben toegang tot de bestanden, videomeetings en chats. Bovendien is het mogelijk om afspraken, agenda’s en taakoverzichten te delen.
Documenten zoeken en vinden
Ieder bedrijf verwerkt grote hoeveelheden documenten. Omdat bestanden centraal opgeslagen worden, is de informatie binnen SharePoint ook eenvoudig terug te vinden. Zoeken kan onder andere op basis van bestandsnamen, inhoud en metadata.
Daarnaast krijgt elk document een uniek ID waarmee het vindbaar is. DailyDrive, onze SaaS-oplossing, maakt zoeken en vinden nog makkelijker. Door de koppeling met ERP-, CRM- en boekhoudsoftware worden bestanden automatisch overgenomen en voorzien van de juiste metadata. Hierdoor komen de juiste documenten in het juiste mapje van de klanten en projecten.
Back-ups
SharePoint maakt het mogelijk om de documenten op eenvoudige wijze te beschermen. Mochten er toch iets verkeerd gaan, dan heb je binnen het platform de mogelijkheid om bestanden terug te halen.
Kostenbesparend
SharePoint verhoogt niet alleen de efficiency het kan ook de hardwarekosten verlagen. De medewerker kan namelijk zijn eigen apparatuur gebruiken. De cloud-gebaseerde SharePoint is de perfecte oplossing data veilig op te slaan. Groot voordeel hiervan is dat medewerkers kunnen werken met devices die ze al kennen.
Veilig en efficiënt werken en een hogere productiviteit liggen binnen ieders handbereik. Wij hebben nog een aantal belangrijke tips om van je DMS echt een succes te maken.
1. Begeleid je medewerkers
Medewerkers stappen niet zomaar over naar SharePoint omdat het onderdeel uitmaakt van Microsoft 365 of omdat je het als kantoor beschikbaar stelt. Om medewerkers de kracht van een DMS te laten ervaren kun je een DailyDrive pilot in je eigen omgeving uitvoeren. Met de test ervaar je wat het is en hoe je ermee kunt samenwerken. Na de pilot kunnen we DailyDrive direct beschikbaar maken voor de gehele organisatie.
2. Zorg voor betrokkenheid
Als medewerkers worden begeleid bij de overstap naar SharePoint, heb je al een grote bijdrage geleverd aan het creëren van betrokkenheid. Om te zorgen dat het platform echt gedragen gaat worden onder de medewerkers moet je laten zien dat hun feedback serieus genomen wordt. Medewerkers die zich gehoord voelen, zullen ook sneller een bijdrage willen leveren. En bijdrages zijn zeer welkom. Overigens moet de interactie zinnig zijn voor een breed spectrum van medewerkers (functies, locaties en senioriteitniveaus).
3. Creëer een eenvoudige en herkenbare mappenstructuur
SharePoint levert een grote bijdrage aan de overzichtelijkheid. DailyDrive van Like-IT brengt automatisch structuur en standaardisering aan in je DMS. Informatie wordt automatisch gelabeld en in de juiste mappen geplaatst op SharePoint. Zo krijg je structuur en verhoog je de efficiëntie van jouw kantoor. Dat maakt delen, bewerken en managen van bestanden eenvoudig en voorkomt frustratie. Hiermee creëren we een standaard structuur waarmee het vinden, opslaan en bewerken van data efficiënt is ingericht. De medewerkers hoeven zich niet druk te maken en het werkproces wordt niet verstoord.
4. Integratie met andere (bron)systemen
Integratie met andere software is heel belangrijk om van je DMS een succes te maken. DailyDrive van Like-IT maakt gebruik van SharePoint en kan dit onder andere koppelen aan ERP-, CRM- of boekhoudsoftware. DailyDrive geeft je DMS een standaard structuur. Het proces van vinden, opslaan en bewerken is efficiënt ingericht.
5. Training en ondersteuning
Wil je dat je kantoor alle vruchten plukt van een document management systeem? Zorg dan dat de medewerkers ondersteunt worden en aan de bel kunnen trekken als dat nodig is. De juiste aandacht zorgt dat het engagement wordt vergroot. Like-IT ondersteunt en traint medewerkers met een op maat gemaakt programma. We houden rekening met de bedrijfscultuur en de digitale vaardigheid van je medewerkers. Om iedereen goed met het DMS te laten werken, hebben we verschillende digitale middelen zoals video’s, presentaties en toelichtingen.
Wil je ook een succesvol DMS of wil je meer weten over DailyDrive en SharePoint en de koppeling aan andere softwarepakketten? Neem dan contact met ons op.
