Microsoft 365, SharePoint Online en de DailyDrive bieden organisaties een modern platform om hun eigen unieke digitale werkplek te creëren. De applicaties en de rijke set aan mogelijkheden die het Microsoft 365 platform bieden kunnen bijdragen aan het bouwen van een omgeving die aan de benodigdheden van het team kan voldoen. In dit blog lees jij meer over de migratie naar een nieuwe Microsoft 365 omgeving.
Migreren naar een nieuwe SharePoint omgeving
Vaak zijn nieuwe kenmerken niet beschikbaar in de oudere versies van SharePoint. Dit is vaak ook de reden waarom organisaties er voor kiezen om te migreren van hun oude omgeving naar de SharePoint Online omgeving. Degenen die binnen hun eigen omgeving SharePoint willen hosten kunnen migreren naar de SharePoint 2019 omgeving. Ongeacht de aangewezen doelomgeving is het migreren van een bestaande omgeving nooit een gemakkelijke onderneming en vereist veel planning en voorbereiding. Op basis van de jarenlange ervaring van onze medewerkers met SharePoint-migraties voor verschillende organisaties, weten we dat grondige en uitgebreide planning een cruciale stap is naar succes.
Elke organisatie upgrade wel eens naar een ander platform. Dus wij vinden het belangrijk om na te denken over waarom organisaties ervoor kiezen om te migreren. Zo zijn er een aantal dingen die invloed hebben op deze keuze.
Interne redenen om te migreren
Zo heb je bijvoorbeeld te maken met een aantal interne factoren. Intern zijn we eigenlijk altijd bezig met het rouleren met het meer willen kunnen doen met minder. Vaak bieden upgrades verschillende manieren om op een betere en meer efficiënte manier te werken, om zo ook bijvoorbeeld de druk op de IT afdeling te verlagen. Het managen van oudere versies van SharePoint kan ook erg uitdagend zijn. De juiste expertise vinden kan moeilijk worden. Vooral om de juiste professionaliteit te vinden is een uitdaging, des te meer redenen om de druk op de IT afdeling te verlagen. Vaak zijn upgrades een mogelijkheid om de support te vergroten op de afdeling door de makkelijke integratie met de office applicaties, de single sign on of de groeiende benodigdheden die resulteren uit nieuwe technologie. Werknemers maken gebruik van moderne technologieën in hun privé leven en terwijl deze technologieën zich ontwikkelen verwachten ze ook dat het bedrijf waar ze voor werken, hieraan mee doet.
Externe redenen om te migreren
Naast interne factoren, heb je ook te maken met externe factoren. In de consumenten markt heb je veel opties en verwachtingen voor technologie, gebruikerservaring en gebruikersgemak. Dit zet aanzienlijke druk op de IT afdeling om constant interne processen te verbeteren en meer responsief te zijn. Remote werken wordt ook gestimuleerd door het verhoogde comfort die mobiele toestellen en tablets bieden. Dit is een mooie ontwikkeling, echter zorgt dit ook voor een verhoogde druk op de IT afdeling. Zij moeten namelijk ook beheer bieden aan de toestellen. De manier van werken is vandaag de dag namelijk erg veranderd. Denk aan thuis werk mogelijkheden en hybride werken. Deze veranderingen maken het noodzakelijk voor een organisatie die deze veranderingen kan faciliteren.
Betere gebruikerservaring
Zelfs als de oudere versies van SharePoint de juiste hoeveelheid aan functionaliteit bieden, moeten we wel rekening houden met het feit dat deze interface velen jaren geleden is ontworpen. Deze evolutie van gebruikers interface is erg aan het ontwikkelen. De meeste van ons gebruiken verschillende browsers, denk aan Facebook, LinkedIn etc. Deze moderne interfaces zorgen ervoor dat hun gebruikers op een makkelijke manier gebruik kunnen maken van het platform. Als gebruikers van deze interfaces, zijn we allemaal ook gewend aan dit gemak. Het moment dat organisaties besluiten om verder te gaan met de oude versie van SharePoint, zullen gebruikers te maken krijgen met problemen. Wat toen goed werkte, kan vandaag de dag gebreken aan functionaliteit laten zien.
Op basis van gebruikers ervaring, zijn er verschillende redenen waarom organisaties moeten overwegen om te migreren naar Microsoft 365 of SharePoint Online.
- Gebruikersadoptie/gebruikerstevredenheid: De werknemers van een organisatie gebruiken hun bedrijfsintranet om hun dagelijkste taken te managen. Voor hen, is een bedrijfsintranet meer een middel en dit middel zou makkelijk moeten zijn om te kunnen gebruiken. Het zou dezelfde of een gelijkwaardige ervaring moeten bieden als de bekende platformen. In andere woorden, de tool die gebruikt wordt moet in lijn staan met de bekende interfaces. Want elke verandering, zal extra kosten.
- Functionaliteit/efficiëntie: als een organisatie een zakelijk intranet als een tool gebruikt voor haar werknemers, moet deze tool ook up to date zijn om haar werknemers steun te kunnen bieden op de beste manier mogelijk. Je kunt beargumenteren dat het niet uitmaakt of je een document upload binnen drie klikken of binnen vijf klikken, dit verschil maakt het verschil tussen old-school en efficiëntie. In andere woorden, zullen deze twee klikken het gebruiksgemak enorm vergroten.
Betere ondersteuning voor bedrijfsprocessen
Een bedrijfsintranet is niet langer een tool opzich zelf meer die samenwerkt met andere tooling. Een bedrijfsintranet is tegenwoordig meer een digitale werkplek voor alle werknemers en deze werkplek moet inclusief zijn voor bedrijfsprocessen. Een klein voorbeeld, het aanvragen van een vakantie zou niet in een extern systeem moeten gebeuren. Een moderne werkplek is fundamenteel voor het integreren van verschillende bedrijfsprocessen naar de dagelijkse werkzaamheden van de werknemers. Oudere SharePoint versies bieden steun aan het integreren van bedrijfsprocessen.
Betere ondersteuning voor samenwerkingen
Vroeger werkten werknemers veel vaker alleen om een bepaald doel of een mijlpaal te behalen. Nu weten we dat deze manier van werken niet de beste efficiëntie biedt en niet de gewenste resultaten boekt. Teamwork daarin tegen is bewezen meer efficiënt te zijn, zelfs wanneer gebruikers op verschillende locaties werken vanuit verschillende tijdzones. Een moderne werkplek moet teams kunnen ondersteunen, en gezien teamwork een hele agile manier van werken is, moet een moderne digitale werkplek dat ook zijn. Als organisaties doorgaan met het faciliteren van oudere platforms, wordt het ook moeilijker om flexibel teamwork te realiseren.
Betere ondersteuning voor mobiele toestellen
Als er één onderdeel is van technologie, die het meest ontwikkeld is, zijn dat wel mobiele toestellen. Velen van ons gebruiken meerdere mobiele toestellen, hier moet je dus ook gehoor aan bieden als organisatie. De digitale werkomgeving moet toegang hebben tot het bedrijfsintranet zonder enige limieten. Oudere versies van SharePoint bieden wel enigszins een vorm van support vanuit een technisch perspectief, maar niet optimaal.
Verlagen van hardware beheer kosten
Eerdere versies van SharePoint moesten worden geïnstalleerd op bepaalde servers die vaak gegroepeerd waren in server farms. Deze servers vergen veel onderhoud en energie. Dit zal niet veranderen bij het migreren naar SharePoint Online, maar zal wel heel erg afnemen.
Verbeteren van veiligheid
Vaak denken organisaties dat hun data en documenten veiliger zijn binnen hun eigen omgeving dan in de cloud. Dit is echter niet waar. Microsoft investeert veel in het faciliteren van de veiligheid van de cloud omgeving en hun klant data en documenten. Bijna geen enkele andere organisatie kan zoveel investeren om dit te kunnen realiseren. Gezien cloud hosting de core business van Microsoft is en het in hun belang is om deze omgeving zo veilig mogelijk te houden. De documenten zijn dus veel veiliger in de cloud.
Wil jij meer weten over het migratieproces naar een nieuwe Microsoft 365 omgeving en de rol van DailyDrive? Like-IT helpt je graag verder. Met onze oplossing wordt migratie eenvoudig en gestructureerd.
