Met de digitalisering, stappen steeds meer en meer bedrijven over naar de cloud en het digitale werklandschap. De dagelijkse werkzaamheden gaan steeds verder op het digitale landschap en
Tijdens deze transitie, zul je je ongetwijfeld afvragen welke van de twee samenwerkingstool het beste is, SharePoint of Microsoft Teams. Hier moet je je dus gaan afvragen wat zijn de beperkingen van de tools en welke heb ik nodig? Om de juiste keuze te maken, moet je deze verschillen dus goed begrijpen. Laten we er snel induiken.
Documenten beheren met SharePoint
SharePoint biedt net als Microsoft Teams de mogelijkheid om op een effectieve manier samen te werken. Het maakt het mogelijk om documenten op te slaan, te delen en te bewerken met je collega’s of met externen. Waar SharePoint echt in uitstraalt is het document management gedeelte. Zo kun je met SharePoint versiegeschiedenissen bij houden, workflows goedkeuren en geavanceerde eigenschappen van je bestanden aanpassen.
De laatste tijd heeft SharePoint zich ook ingezet om naadloos te kunnen samenwerken met verschillende applicaties. Zo hoef je niet te wisselen tussen de verschillende applicaties. Het allerbelangrijkste en waar SharePoint echt haar punt in maakt, is het makkelijk kunnen terugvinden van documenten binnen de digitale werkomgeving. De zoekfunctie is zo uitgebreid dat het snel en makkelijk de ingevoerde zoekopdracht kan terug vinden. Zo kun je zelf filteren op het type bestand wat je zoekt. Binnen Microsoft Teams heb je deze mogelijkheid niet.
Een ander groot voordeel binnen SharePoint is het gemak van personalisatie. Je kunt namelijk heel makkelijk de rechten instellen binnen de SharePoint site zodat je verschillende document bibliotheken kunt indelen. SharePoint geeft je erg veel vrijheid op het gebied van het organiseren van je SharePoint sites, documenten bibliotheken en mappen om beter aan te sluiten op de behoeftes van de organisatie en uiteindelijk de productiviteit van je bedrijf te verbeteren.
Naast het makkelijk kunnen terugvinden van de bestanden en personalisatie mogelijkheden, biedt SharePoint een veilige omgeving om in te werken. Zo kun je bijvoorbeeld authenticatie opties toevoegen aan documenten en sites. Toegang- en bewerking opties kunnen worden ingesteld op document niveau.
Ook is samenwerken heel makkelijk. We weten allemaal hoe cruciaal het is om real-time te kunnen samenwerken met anderen aan hetzelfde document. Je kunt zo de hele geschiedenis van het document zien en kun je bijhouden wie welke veranderingen heeft gemaakt.
Een van de voor de hand liggende voordelen van SharePoint is het gemak van gebruik. Je kunt namelijk zonder enige IT kennis een site aanmaken. De IT-afdeling kan van te voren een template instellen, waar je bijvoorbeeld standaard rechten in kunt installeren samen met een takenlijst. Op deze manier hoeft de volgende persoon, zonder enige IT kennis
Samenwerken in Microsoft Teams
Microsoft Teams is een gecentraliseerd communicatieplatform die huidige communicatietools combineert. Denk hierbij aan chat, video vergaderingen, documenten opslag en applicatie integraties. Dit zorgt ervoor dat er significant minder hoeft te worden geswitcht tussen verschillende applicaties en de productiviteit verbeterd.
Een van de dingen waar Teams in uitblinkt is de automatisch overgenomen rechten binnen Teams. Je kunt makkelijk een nieuw team creëren binnen de Microsoft Teams interface voor elk van je bedrijfsteams of projecten. Binnen een team, kun je een kanaal opzetten, en dit voor elk gebied van je project. Het is heel makkelijk om te chatten, documenten te delen of vergaderingen met teams te houden. Samenwerken wordt dus echt naar het volgend niveau getild. Wat echter niet vaak besproken wordt zijn de tekortkomingen van het platform.
Alhoewel het voor sommige vanzelfsprekend is, weten veel mensen niet dat als je documenten deelt binnen Microsoft Teams, deze ook worden opgeslagen in de corresponderende SharePoint Online site. Deze kun je dan ook makkelijk terugvinden binnen het SharePoint platform. Hetzelfde document echter vinden binnen het Teams platform, is wel echt heel lastig. Tenzij je exact weet waar het staat natuurlijk. Kortgezegd, maak je dus eigenlijk al gebruik van SharePoint zonder het daadwerkelijk echt door te hebben.
Een ander significant nadeel van het gebruik van Microsoft Teams is het verhoogde veiligheidsrisico. Zoals we eerder al gemeld hebben, kan iedereen heel gemakkelijk een team aanmaken. Hoewel dit de samenwerkingsmogelijkheden verhoogt, brengt het dus ook veiligheidsrisico’s met zich mee. Gast gebruikers kunnen bijvoorbeeld potentieel schadelijke bestanden uploaden binnen de kanalen. Of medewerkers, die per ongeluk gevoelige data uploaden. Ongeautoriseerde toestellen, van buiten de organisatie, kunnen inloggen binnen Teams en potentieel zo gevoelige data lekken. Deze risico’s kunnen natuurlijk beperkt worden, echter echt veilig is het nooit.
Naast de genoemde nadelen, heb je binnen Microsoft Teams ook te maken met een limiet aan het aantal kanalen die je kunt creëren. Dit is wellicht geen probleem als je een wat kleinere organisatie hebt, anderen echter, kunnen zichzelf in het nauw werken. Wanneer je de limiet passeert, zou je wat van de aangemaakte kanalen moeten verwijderen. Daarbovenop komt natuurlijk ook kijken dat de bestanden binnen SharePoint opgeslagen worden als back-up.
SharePoint of Teams: welke kies jij?
Dus welke moet je gebruiken? Nu je de voor- en nadelen van beide platformen kent, ben je natuurlijk benieuwd naar welke je dan moet gebruiken. Het antwoord? Je hoeft niet te kiezen. Het beste wat je kunt doen is ze combineren, dat doen wij zelf ook. Het document management gedeelte kun je beter op SharePoint doen, terwijl je op Teams heel goed kunt samenwerken.
Wil jij meer weten of heb jij hulp nodig bij het inrichten van jouw Teams of SharePoint omgeving? Kijk dan eens naar DailyDrive. Dit is dé SaaS-oplossing voor bedrijven die eenvoudig en gestructureerd Microsoft 365 als DMS willen gebruiken.
