Digitaal werken is nu een fundamenteel aspect van het arbeidsleven van de meeste mensen binnen Nederland en eigenlijk wereldwijd. De afhankelijkheid van sociale intranetten en digitale werkpleksoftware is enorm toegenomen tijdens de pandemie. De behoefte aan communicatie blijft zelfs na de pandemie nog belangrijker door de situatie in Oekraïne. Microsoft zelf heeft een enorme toename van digitale werkpleksoftware gezien en geeft aan dan bedrijven op zoek zijn naar de juiste technologie om werknemers verbonden te houden.
De genoemde technologie vergemakkelijkt de communicatie en het delen van informatie. Het stelt mensen in staat om informatie te verkrijgen die ze nodig hebben om taken uit te kunnen voeren en met elkaar samen te kunnen werken. Deze functionaliteit heeft ertoe geleid dat veel organisaties hun intranetten vernieuwd hebben. De werknemers van vandaag zijn inmiddels ook al gewend aan deze nieuwe norm van werken op afstand en het besteden van een aanzienlijk deel van hun werktijd aan het gebruik van digitale werkplektechnologieën zoals een sociaal intranet als SharePoint en de DailyDrive. Werkgevers zijn al snel tot de realisatie gekomen dat effectieve communicatie alleen bereikt kan worden als werknemers volledig betrokken worden. Een positieve werknemerservaring is een belangrijke factor die bijdraagt aan een hoge betrokkenheid.
Veel organisaties hebben een poging gewaagd om hun intranetten nieuw leven in te blazen, echter kwamen ze snel tot het besef dat een kant-en-klare intranet oplossing het gewoon niet redt. Eén aanpak werkt nou eenmaal niet voor iedereen. Daarom is het belangrijk dat organisaties zorgvuldig rekening houden met de behoeften van hun werknemers en ervoor zorgen dat de digitale tools die geïmplementeerd worden voldoet aan de behoefte. Factoren zoals bruikbaarheid, goed ontwerp en bekendheid dragen allemaal bij aan een hoge betrokkenheid en een positieve werknemerservaring. Een succesvol adoptietraject voor de digitale werkplek zorgt ervoor dat werknemers zich niet overweldigd voelen wanneer ze digitale tool (s) gebruiken. Een hoge betrokkenheid verbetert de bedrijfscultuur en creëert een gevoel van gemeenschap en kan daarom nog steeds worden bevorderd onder de werknemers.
Zo vergroot je de betrokkenheid voor jouw intranet
De volgende punten moeten zorgvuldig worden overwogen door organisaties die de werknemerservaring willen verbeteren en de intranet betrokkenheid willen verbeteren:
1. Zorg dat iedereen toegang heeft
Een intranet moet de go-to plek zijn waar werknemers informatie & inzichten kunnen verkrijgen, relaties kunnen bouwen en kennis kunnen delen. Dit soort interacties zijn cruciaal voor het bouwen van kennis en het behouden van het competitief voordeel van een organisatie. Het is daarom belangrijk dat iedereen deel kan uitmaken van deze activiteiten en niemand uitgesloten wordt. Werknemers zouden ongeacht hun functie, toegang moeten hebben tot het algemene sociale intranet, vooral in het hedendaagse werkpatroon. Werknemers die niet op kantoor werken horen dus ook toegang te hebben tot bepaalde informatie. De digitale werkplek hoort ongeacht van het apparaat en het tijdstip toegankelijk te zijn. Factoren als een gebruikers ervaring met het digitale landschap zou ook overwogen moeten worden in het design van het sociale intranet.
2. Neem werknemers feedback actief aan en maak gebruik van zinnige observaties
Het doel van feedback is om verbeteringen aan te brengen. Als het personeel zichtbaar kan zien dat hun feedback serieus genomen wordt, zal dit een positief effect hebben op de betrokkenheid. Medewerkers die zich gehoord voelen en weten dat hun stem serieus genomen wordt, zullen ze ook sneller geneigd zijn om een bijdrage te leveren. Interacties moeten zinnig zijn. Zorg er dus altijd voor dat feedback wordt genomen vanuit een breed spectrum van werknemers, denk aan verschillende functies, locaties en senioriteitniveaus. Feedback leveren binnen Microsoft 365 (SharePoint) en DailyDrive kan op verschillende manieren worden gefaciliteerd, denk bijvoorbeeld het uitvoeren van polls en uitzetten van nieuwsberichten met commentaar mogelijkheden. Een makkelijke optie hierin is bijvoorbeeld onze DailyApp de DailyPoll.
3. Coördinatie is de sleutel
Een intranet wordt gebruikt om een hele reeks informatie en diensten te communiceren. Het wordt vaak gebruikt voor interne communicatie, kennisbeheer, samenwerking, IT en HR-selfservice. De verschillende gebieden moeten op een logische en gemakkelijk te navigeren manier aan de gebruiker worden uitgelegd. Het moet geen stortplaats voor alle documentatie zijn. Daarom moet inhoud worden toegevoegd en onderhouden op een manier die gestructureerd en gecoördineerd is.
Er moet een consistente betrokkenheid zijn van een reeks belanghebbenden, waaronder de sales, HR, IT, business development, marketing, etc. Een gecoördineerde inspanning zorgt voor een betere gebruikerservaring. De interface van een intranet moet intuïtief zijn, zodat deze geschikt is voor de verschillende soorten gebruikers. Het moet gemakkelijk te integreren zijn in de manier waarop gewerkt wordt, tegemoetkomen aan hun informatiebehoeften en hoe ze omgaan met nieuwe technologie. Hier zou ook de nodige hulp bij geboden moeten worden om selfservice zo veel mogelijk te kunnen faciliteren.
4. Governance moet naar behoren worden uitgevoerd
Content moet relevant, actueel, binnen de merkrichtlijnen en consistent zijn met organisatiedoeleinden voor gebruikers om een goede ervaring te hebben. Consistentie bereik je door eigenaren van inhoud te voorzien van gestandaardiseerde, merklay-outs en sjablonen. Maar ook de beste manieren voor het taggen van inhoud te implementeren en ervoor te zorgen dat verschillende gebruikers precies weten binnen welke parameters ze kunnen werken. Het hebben van een goede volgorde betekent dat informatie gemakkelijk kan worden gevonden.
Automatisering van tag processen en andere intranet-huishoudelijke taken betekent dat eigenaren van inhoud niet verzanden in het proberen complexe en tijdrovende praktijken uit te voeren wanneer ze inhoud moeten produceren en onderhouden. Selfservice en het in staat stellen van dagelijkse gebruikers om inhoud bij te werken en bij te dragen, is een cruciaal aspect van een succesvol intranet. Als je niet gemakkelijk kunt bijdragen, ben je minder snel betrokken. Het proces van bijdrages leveren eenvoudig en beheersbaar maken en tegelijkertijd zorgen voor de juiste controles kan bijdragen aan een systeem van hoge productiviteit en betrokkenheid met een laag risico.
5. Zorg voor een naadloze en gepersonaliseerde ervaring
Met de opkomst van het gebruik van de digitale werkplek zien we consequent trends van mensen die zich overweldigd voelen. Informatie-overload kan leiden tot symptomen van een persoon die zich in constante paniek voelt (bron Microsoft 2021 Work Trend Index Jaarlijks Report). Een belangrijke factor die hieraan bijdraagt, kan het enorme aantal digitale applicaties zijn dat mensen moeten gebruiken. Volgens een Pega-rapport schakelen werknemers meer dan 1.100 keer per dag tussen apps (techrepublic.com). Net zoals mensen vertrouwd raken met hun digitale omgeving, introduceren werkgevers vervolgens meer digitale toepassingen en tools. Wij kiezen daarom voor een gewetensvolle aanpak om bestaande technologie te integreren met de DailyDrive.
Maak de ervaring persoonlijk. De meer dan 100 verschillende apps die binnen de organisatie worden gebruikt, zijn niet voor iedereen van toepassing. Slechts een handvol zijn van toepassing op een bepaalde werknemer. Elke medewerker mag alleen inhoud ontvangen die relevant is voor hem, zijn afdeling en geografische locatie. Afdelingen die belast zijn met het bereiken van bepaalde afdelingen / individuen, moeten ook de juiste tools hebben om items gemakkelijk te targeten op specifieke gebruikers en groepen.
Dit helpt hen om effectieve berichten te leveren. Dit is veel gemakkelijker te bereiken als de digitale tools binnen een organisatie volledig geïntegreerd zijn. Als het intranet volledig geïntegreerd is met de digitale werkplek, kunnen samenwerkingsactiviteiten plaatsvinden in de daarvoor bedoelde omgevingen. Denk aan bijvoorbeeld een site binnen SharePoint die automatisch gekoppeld wordt aan een Microsoft Teams omgeving en direct van de juiste rechtenstructuur wordt voorzien.
DailyDrive
Dit is ons eigen medewerkers engagement platform. Het is belangrijk om te beseffen dat het geen apart platform is. Het is ontwikkeld om het mogelijk voor organisaties te maken om hun bestaande intranet binnen Microsoft 365 te verbeteren. Zie het als een structurering laag over je bestaande intranet. Zo meldt ook de CEO van Microsoft Satya Nadella dat organisaties hun digitale werkplekken moeten centraliseren voor een succesvolle werknemers ervaring. De werknemers ervaring zou holistisch moeten zijn vanaf het moment van binnen treden in de organisatie tot het samenwerken met collega’s en doorgaande ontwikkelingsmogelijkheden.
DailyDrive is volledig geïntegreerd met de tools binnen het Microsoft Office 365 landschap zoals SharePoint, Microsoft Teams en Outlook.
Voorbeeld van opties binnen DailyDrive:
- De DailyApp, Outlook/SharePoint add-in: deze DailyApp biedt de mogelijkheid om documenten rechtstreeks van SharePoint naar je Outlook mail te uploaden.
- Aanmaken van sites in SharePoint: waar je normaliter lang bezig bent met het aanmaken van een SharePoint site per afdeling maak je met onze oplossing binnen één klik op de knop automatisch een site aan in DailyDrive in de een vooraf afgestemde stijl.
Heb je vragen of wil je meer informatie ontvangen naar aanleiding van deze blog? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
