Het juiste systeem vinden om je documenten te kunnen managen is een cruciaal deel van het succes van elke organisatie. Het gebruik van een document management systeem kan typische bedrijfsproblemen die voortkomen uit het schalen van de workflow oplossen. In dit blog lees je hoe Microsoft 365 ingezet kan worden als document management systeem.
Wat is een document management systeem?
Een DMS (document management systeem) is voor het managen van digitale documenten zoals in Word, Excel & PowerPoint. In deze tijd hebben we een veilig, robuust en makkelijk te schalen systeem nodig. Heet schakelen van een legacy systeem naar een nieuwer systeem, heeft de potentie om de performance te verbeteren en kosten te verlagen.
Biedt Microsoft een document management systeem aan?
Microsoft 365 biedt vele mogelijkheden op het gebied van document management. Afhankelijk van de benodigdheden van de organisatie kan er gebruikt worden gemaakt van SharePoint, OneDrive óf Teams. Deze systemen dragen allemaal bij aan het samenwerken en delen van documenten over verschillende platforms.
1. Veiligheid en rechten management
2. Zoekfilter
3. Berichtgeving en goedkeuring
4. Versie geschiedenis
5. Samenwerken
6. Folderstructuur en naamgeving
Hoe deze kern applicaties samen werken om document management te ondersteunen
OneDrive
OneDrive is een online document opslag platform. Dit wordt met name gebruikt door individuen en bedrijfsteams die een centrale locatie zoeken om hun bestanden op te slaan. De optie voor versie geschiedenissen en delen binnen OneDrive, maakt het makkelijk om in mee samen te werken. Het is dus meer dan alleen een online archief.
Teams
Naast OneDrive, kun je als gebruiker ook werken met Microsoft Teams. Dit platform is ontworpen om elk aspect van samenwerken te tackelen, dus niet alleen document management en delen. Door middel van Microsoft Teams, kunnen werknemers hun berichten, projecten en taken bijhouden. Ook kan je het platform zo inrichten dat je de behoeftes van jouw Team voorziet.
SharePoint
SharePoint geeft je team een werkplek die het samenwerken makkelijk maakt. Denk hierbij aan dashboards, kalenders, notificaties en updates. Het SharePoint platform houdt deze op een centrale locatie. Je kunt voor elk van je teams een SharePoint site opzetten met een dashboard die het team van team en bedrijfsupdates voorziet. Je kunt bijvoorbeeld ook een corporate portaal opstellen waar je organisatie breed kunt zoeken binnen bibliotheken en elke werknemer unieke rechten kunt toewijzen. Vroeger werden al deze applicaties afzonderlijk van elkaar gebruikt, waar ze in feite gemaakt zijn om in mee samen te werken.
Nu je weet dat er document management systemen mogelijk zijn binnen Microsoft 365, vraag je je waarschijnlijk af welke je dan zou moeten gebruiken. Het antwoord? Ze werken allemaal binnen de paraplu van de Microsoft omgeving. Ook is het de bedoeling de systemen met elkaar te koppelen. Zo is het gebruik van Teams bijvoorbeeld nooit voldoende om de gehele organisatie van een document management te voorzien. Microsoft Teams biedt daarnaast ook niet de mogelijkheid om alle kanalen beschikbaar in het platform, synchroon met elkaar te stellen. Zo is de kans heel groot dat verschillende teams hun kanaal heel anders ingericht hebben dan de rest en dat de documenten niet overzichtelijk meer zijn. Dit komt mede doordat deze kanalen handmatig aangemaakt worden, dit zorgt voor een chaotische indeling.
Een ander nadeel is het toelaten van externen. Éénmaal lid van het kanaal, kan een extern persoon bij alle documenten, dit is uiteraard niet altijd gewenst en beperkt de mogelijkheid van privacy op je documenten. Dit zorgt er dan weer voor dat je bepaalde documenten in je OneDrive moet opslaan en je team genoten die wél toegang nodig hebben tot dit document, niet altijd bij het document kunnen omdat deze op jouw OneDrive staan. Dit gaat tegen wat je probeert te creëren, een centrale plek voor al je documenten.
Wat is de juiste benadering?
Om een succesvol document managementsysteem te bouwen voor je organisatie hoef je geen ICT specialist te zijn. Het gebruik van SharePoint tackelt alle tekortkomingen van het Teams platform. Laten we beginnen bij het opslaan van documenten. Waar je je documenten dus normaal in Teams of op de OneDrive opslaat, kun je binnen SharePoint je gehele document management regelen.
Leden bibliotheken
Binnen Teams heb je te maken met kanalen. Binnen SharePoint zijn dit sites. Sites kunnen aangemaakt worden voor projecten, klanten, afdelingen, dossiers etc. Er is veel mogelijk, wat ook de kans op chaos wederom vergroot. Het is daarom extra belangrijk om de documenten van een goede structuur te voorzien. Binnen SharePoint kun je dit doormiddel van verschillende leden bibliotheken. Zo kun je een leden, gasten en verantwoordelijke bibliotheek opstellen. Per site kun je de leden, gasten en verantwoordelijke kiezen. Elke gebruiker ziet de bibliotheek die voor hun relevant is. Ook kan je op deze manier veilig delen met externen, zónder toegang te bieden tot al je documenten.
Consequente indeling
Teams biedt de mogelijkheid om kanalen aan te maken, dit moet echter wel handmatig. Je kunt je voorstellen dat als iedereen handmatig een kanaal aanmaakt, het al snel onoverzichtelijk kan worden en er een wildgroei aan documenten kan ontstaan. Binnen SharePoint kun je handmatig sites aanmaken, echter is dit ook handmatig. Het handmatig aanmaken van sites verhoogt de foutgevoeligheid. Denk bijvoorbeeld aan het willen toepassen van zelfde thema’s, indelingen, rechten, dit zijn allemaal zaken die handmatig ingesteld moeten worden. Dit kan geautomatiseerd worden met de DailyDrive.
Dit biedt de mogelijkheid om op een makkelijke manier, zonder enige IT kennis, een site aan te maken. De basis kun je instellen naar de wens van de organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld indelen op basis van klanten, projecten, contracten en zelfs op dossiers. Ook kun je dit algeheel naar de kleuren van je organisatie indelen. Wil jij meer weten over DailyDrive?
