Projectmanagement is een kritieke bedrijfsdiscipline. Het is de sleutel tot hoe strategische organisatorische initiatieven presteren. Voor een lange tijd, hebben organisaties het belang van projectmanagement genegeerd. Dit heeft ervoor gezorgd dat bedrijven een stabiel projectmanagementproces missen en niet over de tools en oplossingen beschikken die nodig zijn om de projecten af te handelen. Wij gaan je vandaag uitleggen waarom je SharePoint zou moeten overwegen als je nieuwe projectmanagement tool!
Over SharePoint
De integratie van SharePoint-beheer op jouw werkplek kan wonderen doen en de nodige efficiëntie bieden voor toekomstige projecten. Ongeacht of je organisatie complexe of eenvoudige projecten beheert, SharePoint beschikt over de mogelijkheden om bijna alles te beheren. De laatste tijd is het in een snel tempo geëvolueerd en beschikt het over vele aspecten van de project workflow.
Wat is Microsoft SharePoint? In 2001 werd Microsoft SharePoint geïntroduceerd als een online samenwerkingstool. Tegenwoordig gebruiken meer dan 400.000 klanten in 250.000 wereldwijde organisaties SharePoint. In tegenstelling tot Microsoft Excel of Word, is SharePoint geen enkele tool. Het is een verzamelingstool die is gemaakt om organisaties in staat te stellen het volgende te doen:
- Het beheer van informatie en gegevens op een veilige manier met toestemming en versiebeheer mogelijkheden.
- Het automatiseren van processen via work flows.
- Het stimuleren van samenwerkingen met mogelijkheden voor het sociaal delen.
- Verbeteren van de toegang tot de bedrijfsgegevens.
- Het beheren en opslaan van documenten.
- Het bouwen van intranetten en externe websites.
- SharePoint kan gebruikt worden als een cloudoplossing, een on-premises oplossing of een hybride oplossing (waarbij de omgeving wordt gekoppeld met bestaande installaties).
SharePoint Onderdelen
Binnen SharePoint zijn er vier standaardcomponenten die bijdragen aan de schittering van SharePoint, dit zijn:
SharePoint Lijsten
Projectmanagers moeten zich kunnen aanpassen aan alle projectcomponenten voor efficiënt projectbeheer. SharePoint maakt het mogelijk om te profiteren van een gebruiksvriendelijke aanpak voor projectafhandeling; zo kunnen er verschillende lijsten gegenereerd worden voor bestaande taken. Met elke toevoeging aan de lijst, kunnen er processen toegevoegd worden in de SharePoint-site. Denk hier aan:
- Documentbibliotheek met veel mogelijkheden, denk aan versiebeheer, samenwerkingen en het opslaan van de documenten.
- Takenlijsten worden geleverd met de mogelijkheid om te organiseren
- Projectmanagers kunnen lijsten aanmaken met betrekking tot projectproblemen, projectrisico’s, projectoverzichten.
Webonderdelen
Webonderdelen in SharePoint worden gebruikt om de voortgang van een project bij te houden. Op deze manier kunnen ze vastleggen hoe het project vordert op de lijst. Door dashboards te gebruiken, kun je eenvoudig de voortgang van je proces op de lijst volgen en vastleggen. Met webonderdelen kun je werken met KPI’s (Key Performance Indicators), achterstallig werk, statusrapportagediagrammen, openstaande problemen en verkeerslichtindicatoren.
SharePoint-sites
SharePoint-sites bieden een one-stop-shop waar je alle componenten ( lijsten, webonderdelen en bibliotheken ) kunt consolideren voor SharePoint-projectbeheer. Elk project heeft een speciale projectsite van waaruit je toegang hebt tot webonderdelen en je werk kunt volgen/bijwerken. Omdat deze sites samenwerken, maakt het het voor projectleden gemakkelijk om te coördineren volgens hun rollen. SharePoint wordt geleverd met een geweldige zoekfunctie waarmee je gemakkelijk een document kunt vinden zonder tijdrovend handmatig zoeken te doorlopen.
De DailyDrive biedt hier extra functionaliteit bovenop waar je kunt zoeken op auteur, aanmaak datum, jaartal en zelfs op documenttype. Een projectsite bevat alle belangrijke functies die je in een SharePoint-site vindt, zoals navigatie, machtigingen en sjablonen. In de DailyDrive bieden we standaard dezelfde opzet voor SharePoint sites, zo wordt de foutgevoeligheid enorm verlaagd. Ook wordt automatisch de juiste rechten overgenomen.
Siteverzameling
SharePoint-siteverzameling is een set SharePoint-projectsites. Een SharePoint-siteverzameling in projectbeheer dient als een portfolio waarin gegevens uit verschillende bronnen op één plek worden opgeslagen en beheerd. Deze functie is handig, vooral wanneer elke bedrijfseenheid in uw bedrijf verschillende projectbehoeften heeft.
Redenen om Microsoft SharePoint Project Management te gebruiken
Laten we eens kijken waarom je SharePoint als projectmanagement tool zou moeten gebruiken.
Ingebouwd taakdashboard
Zodra je SharePoint in je Microsoft-toepassingen hebt geïntegreerd, zal je realiseren dat het een ingebouwd taakdashboard heeft. Het heeft een standaard gebruikersinterface waar het dashboard kritieke en geselecteerde taken toont, samen met individuele taak statussen. Je krijgt een breed scala aan benaderingen om te bekijken hoe je taken verlopen, zodat je snel gebieden kunt uitkiezen die aandacht vereisen. Bovendien is het al opgezet en klaar. Zo kunnen je projectteams in een mum van tijd aan de slag met taken.
Inhoud verzamelen op projectsites
De SharePoint-projectbeheerfunctie verbetert de workflow in alle teams en niveaus door inhoud van verschillende projectlocaties te combineren en te organiseren in één toegankelijk en efficiënt framework. In plaats van teamleden die een individuele projectsite bezoeken, kunnen ze alles doorzoeken wat nodig is voor dagelijkse werktaken. Ze kunnen ook de voortgang van teams en medewerkers die aan dezelfde taken zijn toegewezen, doorlopen en controleren of het algehele project werkt zoals verwacht.
Vooraf gemaakte sjablonen
Organisaties kunnen SharePoint gebruiken om vooraf gemaakte sjablonen voor hun projecten te configureren. Je kunt ze eenvoudig opnemen in een projectsite. Dankzij de verbeterde standaardisatie hebben projectteams veel flexibiliteit om mee te werken en kunnen ze de basis beheren voor toekomstige migratie- of ontwikkelingsprojectbeheeroplossingen. Het is vrij eenvoudig om projectsjablonen in te stellen, waardoor belangrijke bedrijfsanalyses mogelijk zijn voor de identificatie van groepen en classificatie van projectwerk.
Beveiliging en controle
SharePoint biedt verschillende beveiligingsopties, zoals machtigingen en versleuteling, waarmee u kunt bepalen wie projectgegevens kan openen en bewerken. Als je bedrijf al SharePoint gebruikt, kun je sjablonen toevoegen aan je bestaande systemen zonder extra IT-overheadkosten.
Zichtbaarheid met projectrapporten
Het gebruik van een projectsite in SharePoint brengt alle rapporten, documenten en informatie in één omgeving. Deze enige bron van projectwaarheid kan u helpen antwoorden te vinden op alle vragen met betrekking tot uw projecten. U kunt projectgegevens vastleggen, zoals:
1. Taken volgens de statusgrafiek (het aantal late taken en de huidige einddatum)
2. Projectstatuspictogrammen (rapportage over kosten, status, tijd en voltooiingspercentage)
3. Belangrijkste projectstatistieken
Heb je vragen of wil je graag meer weten? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
