Nu je SharePoint sites makkelijk kunt aanmaken met de DailyDrive, moet je er natuurlijk ook zeker van zijn dat de content op de sites beveiligd en behouden wordt. Wij gaan in deze blog hoofd onderdelen bespreken om een succesvolle SharePoint governance strategie op te stellen, zodat jij wat makkelijker kunt ademen wat betreft je compliance.
Des te makkelijker het is om zelf een site aan te maken in SharePoint doormiddel van selfservice, is het ook net zo belangrijk dat je op een verantwoorde manier omgaat met de content op je SharePoint Online site.
SharePoint biedt de mogelijkheid om naadloos samen te werken en bestanden en content te delen ongeacht de locatie. De architectuur van informatie technologie zitten in de kern van een SharePoint Governance Strategie. Om op een goede manier gevoelige data veilig te stellen, moet de IT-admin van je organisatie en eigenlijk iedereen die rechten heeft om een site aan te maken, vraagstukken als wie waar rechten op heeft overzichtelijk houden.
Extern delen en de mogelijkheid om met andere samen te werken is het geen wat de Microsoft 365 cloud omgeving zo geweldig maakt! Maar aan het einde van de dag, blijft het altijd een risico om bestanden extern te delen. Zonder enige vorm van een governance plan en richtlijnen op zijn plek, kan het een neerdalende spiraal van veiligheidsproblemen triggeren. Een water dicht governance plan over SharePoint is dan een must.
Basis van SharePoint Online en DailyDrive
SharePoint is zoals jullie inmiddels weten een cloud-service binnen Microsoft 365. Het zit vol met mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld real-time samenwerken, documenten bewerken en bestanden delen. Door middel van de documenten bibliotheek met versiegeschiedenis, kan je altijd terug naar het oorspronkelijke document! Je kunt bestanden delen binnen teams, op organisatie niveau of met externe partners. Je kunt het dus zo makkelijk voor jezelf maken als dat je maar wilt.
De kracht van SharePoint zit hem in de mogelijkheid om groepen digitaal samen te laten werken op een efficiënte en effectieve manier. Dit wordt gewaarborgd door het gebruik van SharePoint sites.
De moderne SharePoint Online ervaring biedt verschillende templates waar je uit kunt kiezen om je SharePoint vorm te geven. Zo kun je makkelijk sites aanmaken binnen SharePoint. Afhankelijk van het doel van de site kun je kiezen wat voor site je wilt aanmaken, denk aan een team site of een communicatie site. In de DailyDrive kun je met een enkele klik op de knop direct een site aanmaken die volledig geïntegreerd is met je organisatie branding en heb je standaard de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende sites. Denk bijvoorbeeld aan:
- Vergader sites: hier kun je je vergaderingen plannen, onderwerpen inbrengen en beslissingen noteren. Ook is er de mogelijkheid om een OneNote te koppelen en kun je op deze manier effectief je vergaderingen in DailyDrive houden.
- Project site: Projectsites bieden de mogelijkheden om per project verantwoordelijke personen te koppelen, taken van het specifiek project bij te houden en voor het project belangrijke documenten bij te houden. Ook kun je in het projecten overzicht filteren op open of gesloten projecten. Zo verlies jij nooit meer het oog op je project management.
- Klant site: Op de klantsite kun je al je gegevens over je klanten kwijt. Zo heb je direct inzicht in de desbetreffende contactpersoon, de locatie, de verantwoordelijke van deze klant en NAW-gegevens van de klant. Ook heb je inzicht (middels je hier rechten tot hebt) inzicht in de belangrijke documentatie van de klant.
- Afdelingssite: Naast de genoemde sites, heb je ook een afdelingssite. Dit geeft de mogelijkheid om samen met je team effectief samen te werken aan jullie gezamenlijke doelen. Zo is er een gedeelde document bibliotheek, heb je inzicht in de taken en heb je een gezamenlijke OneNote voor het team om jullie ideeën in te kunnen noteren.
Dit zijn wat voorbeelden van wat mogelijk is in de DailyDrive. De sites zijn natuurlijk ook af te stemmen op de individuele behoeftes van een organisatie. Zo kunnen we bijvoorbeeld ook boekjaren integreren per klant en nog veel meer. Op deze manier kunnen we er samen voor zorgen dat de vraagstukken van de organisatie goed worden beantwoord.
Mocht je onderweg zijn, is de DailyDrive ook mobiel beschikbaar door middel van de applicatie van SharePoint. Ook is SharePoint volledig geïntegreerd met andere applicaties binnen Microsoft 365. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams en Outlook. In de DailyDrive zijn deze naadloos met elkaar geïntegreerd, zo hoef je voor je team of project site niet meer apart een teams te koppelen, dit wordt automatisch voor je gegenereerd!
Wat is governance in SharePoint en waarom is het zo belangrijk?
Governance is eigenlijk niks meer dan het setje van regels, beleid, processen en rollen rondom het gebruik van SharePoint Online in jouw organisatie. Door het implementeren van een goede governance strategie, help je de IT infrastructuur van je organisatie op een manier die de objectieven en doelen van de organisatie ondersteunt. Het beste voorbeeld die we kunnen geven is door het te vergelijken met een school, zonder regels zou dit een ware chaos zijn! Dit zelfde geldt dus ook voor de IT van een organisatie.
SharePoint governance is een intern deel van SharePoint ontwikkeling en kan niet worden genegeerd.
- Bezittingen en schulden: Gevoelige data is heel erg divers en kan uitmaken van een set van persoonlijke details maar ook uit vertrouwelijke bedrijfsinformatie die, als het gelekt wordt, serieuze problemen kan veroorzaken binnen je organisatie.
- Extern delen: Onze interne data laat ons zien dat het niveau van extern delen enorm is gestegen. Om daar de gevaren van te overzien, moet je in controle blijven over wie, wat, waar en wanneer extern delen ingezet wordt zonder de productiviteit van de gebruiker te belemmeren.
- Compliance management: SharePoint heeft vele karaktereigenschappen die helpen met IT-compliance management, zoals audit tools en rol gebaseerde rechten. Het configureren van SharePoint voor compliance management, gaat langdurig mee in het helpen van de organisatie om aan de regels en vereisten te voldoen.
We raden aan om intern een governance comité op te stellen die bestaat uit stakeholders vanuit de hele organisatie (dus niet alleen IT) en dat zij regelmatig afspreken om risico’s te bespreken en eventueel aanpassingen in de strategie te brengen om de data van de organisatie veilig te stellen.
Vooral uitgaande dat governance een levend, ademend iets is, wat constant moet groeien en aangepast moet worden. Zo moeten er regelmatig dingen heroverwegen worden en nieuwe updates ingevoerd worden.
We weten allemaal ook echter dat zware documentatie vaak op SPO sites gedumpt worden en ongelezen blijven. Ook kunnen deze soms te technisch zijn voor non-IT medewerkers om te begrijpen. Dat is waarom het belangrijk is voor IT-teams om governance goed te communiceren naar gebruikers, zodat zij dit goed begrijpen en op de juiste manier kunnen implementeren.
Stel een governance plan op vanaf de eerste dag
SharePoint en de DailyDrive houden bezit over waardevolle en gevoelige bedrijfsinformatie. Als gebruikers onbekend zijn met de correcte protocollen en bedrijfsprocessen tijdens het gebruik van SharePoint, zal dit ongetwijfeld lijden naar een inefficiënte werkplek, een gereduceerde productiviteit en een grote afhankelijkheid van technische support.
Vanuit perspectief, zou je systeem MINSTENS moeten bestaan uit de volgende onderdelen om een succesvolle SharePoint governance strategie te onderhouden.
Een governance bestuur comité
Ontwikkel een governance visie, regelgeving en standaarden binnen jouw comité voor hoe je jouw SharePoint intranet moet inzetten en gebruiken binnen jouw organisatie en zorg ervoor dat de behoeftes van de organisatie daarin worden meegenomen.
Rollen en verantwoordelijkheden
Het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden helpen bij het positioneren van de juiste persoon voor de taak in je governance strategie en biedt steun aan de efficiëntie van je organisatie. Zo kun je heel makkelijk doormiddel van een tabel de taken opdelen in namen, rollen en de bijkomende verantwoordelijkheden. Zo weet je altijd wie je nodig hebt.
Creatie proces
In de basis, kan iedereen in jouw organisatie een Microsoft 365-groep aanmaken. Wel zijn er velen manieren waarop je een stokje voor dit proces kunt steken. Denk bijvoorbeeld aan het beperken van de rechten en het managen van selfservice binnen de omgeving. Ook is het essentieel om de gebruikers te leren over de hoofd concepten van Microsoft 365 en het vaststellen van een benamingsmanier voor de groepen en het vaststellen van een vervalbeleid.
SharePoint integraties
Microsoft biedt je de mogelijkheid om je governance beleid over je hele SharePoint omgeving en gerelateerde applicaties als Microsoft 365 groepen en Teams in te stellen. Zo zijn er wat instellingen voor Groepen, Teams en SharePoint die overlappen met elkaar, specifiek gerelateerd aan het delen en het aanmaken van een groep of team site creatie.
Site templates en instellingen
Wanneer je een SharePoint governance plan maakt, moet je duidelijk identificeren wat voor sites, site pagina’s en subsites er verzocht kunnen worden. Wat we hiermee bedoelen is dat je goed in de gaten moet houden of de aangevraagde sites in lijn zijn met de regelgeving.
Retentie regelgeving
Als beveiliging en compliance een groot probleem zijn voor je organisatie, dan is retentie regelgeving waarschijnlijk je beste gok. Deze zijn gemaakt om een specifieke compliance wetgeving te onderhouden of data te verwijderen na de vervaldatum die je hebt ingesteld. Wanneer je een retentie regelgeving aan een SharePoint site koppelt, wordt dit automatisch toegepast op alle documenten – zelfs als deze al eerder zijn aangemaakt.
Gevoeligheid labels
De gevoeligheid labels van de Microsoft oplossing, laat je gemakkelijk de data van je organisatie classificeren en beschermen, door tegelijkertijd te verzekeren dat de gebruikersproductiviteit en de mogelijkheid om samen te werken niet verhindert wordt. De labels in Microsoft 365 kunnen je helpen de juiste acties te ondernemen op de juiste content. Met gevoeligheid labels kun je data classificeren door je organisatie en beveiligingsinstellingen op zijn plek stellen op die classificering.
Kortom, je wilt altijd vooruit denken en er zeker van zijn dat jouw SharePoint omgeving toekomst-proof is. Heb je hier hulp bij nodig of wil je graag meer informatie over de DailyDrive ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
