Enkele van de meest effectieve en gebruikte samenwerkingstools bevinden zich in de cloud om de continuïteit van het bedrijf te ondersteunen nu werken op afstand het nieuwe normaal geworden is. SharePoint is een van de efficiëntere hulpprogramma’s van Microsoft 365. Het is ideaal voor het maken van sites, het fungeren als een documentbibliotheek en nog veel meer functies die nuttig zijn voor communicatie binnen en buiten een organisatie. Het is ook geïntegreerd met andere oplossingen zoals Teams, OneDrive en DailyDrive. Laten we in dit bericht eens kijken hoe governance in SharePoint nuttig is en hoe dit verband houdt met de instellingen van andere Microsoft 365-oplossingen en -services.
De uitdaging vanuit een beheerdersperspectief komt echter op zijn plaats omdat gebruikers gewoon zelf sites kunnen maken, documenten extern kunnen delen en gebruikers kunnen toevoegen zonder de juiste machtigingen. Het zal een nachtmerrie worden als het niet goed wordt aangepakt. Aan de andere kant kunnen IT- en beveiligingsbeheerders niet altijd elk verzoek en elke actie van gebruikers in de gaten houden. Daarom is het essentieel dat er governance is om ervoor te zorgen dat alles compliant en veilig is, terwijl gebruikers nog steeds de verzoeken kunnen indienen die ze nodig hebben om hun taken te voltooien.
Wat is SharePoint Governance?
Governance is een van de eerste dingen die iemand moet overwegen voordat hij met SharePoint werkt, zowel on-premises als online. Microsoft definieert governance eenvoudigweg als “een reeks beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die bepalen hoe de bedrijfsdivisies en IT-teams van uw organisatie samenwerken om de doelen te bereiken.” Zoals hierboven vermeld, is SharePoint geïntegreerd met andere Microsoft 365-apps, dus als we het hebben over governance in SharePoint, hebben we het ook over samenwerkings governance in Microsoft 365.
Instellingen Interacties tussen Microsoft 365 Groepen en SharePoint
Microsoft 365 biedt veel opties om uw beheerbeleid in sharepoint en gerelateerde apps zoals Microsoft Teams, Outlook, Yammer en Microsoft 365 Groups in te schakelen. Er zijn enkele instellingen voor Microsoft 365-groepen die overlappen met SharePoint in Microsoft 365-instellingen, met name met betrekking tot delen en het maken van groeps- of teamsites. Het onderstaande diagram laat zien hoe de instellingen in Groepen in Microsoft 365 overlappen met de instellingen in SharePoint.
Dus hoe beïnvloeden deze elkaar? Hier volgen enkele scenario’s die de relatie tussen deze instellingen laten zien. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen.
1. Eeuwig delen voor een organisatie en site: dit is een SharePoint-instelling waarmee gebruikers bestanden en mappen buiten de organisatie kunnen delen. Wanneer de instellingen in SharePoint niet overeenkomen met de instelling Groepen, worden gasten in de groepen geblokkeerd voor toegang tot de site en is externe toegang alleen beschikbaar op de site en binnen de groep. Om dit op te lossen, moeten zowel groepen als SharePoint-instellingen worden gecontroleerd op teamsites met groepsverbindingen.
2. Gebruikers sites laten maken vanaf de Startpagina van SharePoint en OneDrive: deze instelling bepaalt of gebruikers nieuwe SharePoint-sites kunnen maken. Als deze instelling is uitgeschakeld, kunnen gebruikers nog steeds teamsites met groepen maken tijdens het maken van een groep.
Instellingen Interacties met Microsoft 365 Groepen en Microsoft Teams
Hier volgen enkele voorbeeldscenario’s van de relatie tussen deze drie Microsoft-services. Sommige SharePoint-instellingen hebben echter geen directe invloed op de gebruikerservaring in Teams.
1. Alleen gebruikers in specifieke beveiligingsgroepen toestaan extern te delen: Met deze SharePoint-instelling kunnen leden van bepaalde beveiligingsgroepen bestanden en mappen extern delen. Dit weerhoudt teameigenaren er niet van om Teams extern te delen en teamgasten hebben toegang tot de bijbehorende SharePoint-site.
2. Instellingen voor het delen van SharePoint-sites: hiermee bepaal je wie de site buiten het team kan delen en wordt geconfigureerd door het team of de site-eigenaar. Hierdoor kunnen gebruikers worden toegevoegd aan een site en geen toegang hebben tot het team zelf of de inhoud binnen het team.
Het beheren van SharePoint alleen kan omslachtig zijn, vooral voor grotere organisaties met actieve gebruikersbases, en het wordt ingewikkelder wanneer het wordt geïntegreerd met andere Microsoft-oplossingen. Dit alles kan echter goed worden beheerd als er een goed samenwerkingsbestuur is. Oplossingen van derden kunnen ook worden aangepast om de voordelen van governance in SharePoint en andere services te maximaliseren. Ontdek snel hoe wij jouw governance ellende kunnen verlichten!
