Voordelen van het SharePoint intranet – er gaan veel factoren in het verzekeren van de hoogst haalbare productiviteit in een organisatie. Dit vraagt werk ethiek van de werknemers en dat zij wijs met hun tijd omgaan. Er zou een combinatie van samenwerking en goede communicatie moeten zijn om een glad werkproces te verzekeren. De organisatie zou de werknemers ook van de juiste tooling moeten voorzien om te helpen in het managen van taken.
SharePoint is een Microsoft hulpmiddel dat kan helpen met het boosten van productiviteit en samenwerking. Het cloud-gebaseerde platform staat toe om te delen, organiseren en het toegankelijk maken van data vanuit verschillende bronnen. Maar er is zoveel meer te winnen als we het hebben over productiviteit binnen SharePoint.
Om gebruik te maken van alle voordelen, helpt het erg om jezelf bekend te maken met de software. Overweeg daarom om wat tijd te investeren om meer te leren over Microsoft SharePoint. Je kunt leren hoe je deze tool kunt gebruiken door het bestuderen van online tutorials of coaching sessies. Hier kunnen wij je uiteraard bij helpen en begeleiding in bieden. Aan het eind zal je in staat zijn om alle onderstaande voordelen te gebruiken.
Voordelen van intranet in SharePoint
1. SharePoint maakt hybride werken mogelijk
Hybride werken is momenteel het nieuwe business model geworden. Tijdens de corona uitbraak, werkten bijna 50% van de werknemers vanuit huis. Veel werknemers vinden ook dat ze de mogelijkheid moeten hebben te kunnen werken vanuit een hybride locatie. Werknemers geven ook aan dat ze productiever zijn wanneer ze vanuit huis werken. Werkgevers lijken hier begrip voor te hebben gezien 47% werknemers vanuit huis werken.
Het voordeel van SharePoint is dat werknemers toegang hebben tot documentatie waar ze zich ook bevinden. Automatische synchronisatie van documenten zorgt ervoor dat teams altijd up-to-date zijn. Als er een probleem is met de verschillende versies, is er een versie geschiedenis voor het terughalen van het oorspronkelijke document. Verder, zorgt het co-auteurschap ervoor dat meerdere leden documenten probleemloos kunnen bewerken.
2. Beter en efficiëntere samenwerking
Door het gebruik van SharePoint vervalt de nood voor een IT-admin van alle accounts. Laten we zeggen dat er vijf werknemers zijn die samenwerken aan een project. Zij kunnen gemakkelijk een SharePoint site aanmaken en toegang verlenen tot de juiste personen. Dit is makkelijk te realiseren met onze provisioning tool. Alleen die gene met een autorisatie, in dit geval, de vijf werknemers hebben toegang. Wanneer zij klaar zijn met het project, kunnen ze deze gemakkelijk afsluiten waardoor het verdwijnt in het projectenoverzicht.
Verder, weet de groep dat hun documenten veilig zijn omdat niemand toegang tot de omgeving heeft. De vijf leden hebben ook toegang tot applicaties als video meetings en team chats. Dit zorgt voor een naadloze communicatie en mogelijkheden voor digitale meetings. Wat het ook biedt, is het stroomlijnen van processen met agenda’s en taak overzichten. Teamleden kunnen ook agenda’s delen met anderen, wat het plannen van werk vergemakkelijkt.
Voortgangsdocumentatie is ook heel makkelijk met OneNote. Het digitale notitieboekje is efficiënter dan een fysiek boekje. Ook kun je instellen om reminders te ontvangen zodat jij cruciale taken nooit zult vergeten. SharePoint biedt veel flexibiliteit voor individuen, afdelingen en teams. Alle kunnen onafhankelijk samenwerken en alleen delen wanneer dit noodzakelijk is.
3. SharePoint werkprocessen voor hogere efficiëntie
SharePoint werkprocessen zorgen voor een automatisering van simpele, tijdrovende taken. Werknemers die zich bezighouden met dergelijke taken neigen hogere stress gehaltes te hebben die weer leiden naar een lagere motivatie. Herhalende taken kunnen impact hebben op de creativiteit, die weer impact heeft op de productiviteit.
SharePoint automatiseert processen als taak opdrachten, project herinneringen en tijdregistraties. Andere zaken zijn document goedkeuringen, escalatieprotocollen en geautomatiseerde rapporten. Door zulke taken te automatiseren, kunnen werknemers andere gebieden ontdekken die bijdragen aan hun groei op professioneel vlak.
4. Specifiek maatwerk
SharePoint biedt ook de optie voor maatwerk, afhankelijk van de behoeftes van de organisaties. Je kunt het pakket zelfs zo aanpassen dat het specifieke opties binnen de organisatie aanpakt. Dit kunnen wij uiteraard voor je inregelen. Het bedrijf bepaalt wat er blijft en wat wordt weggedaan qua data. Dit helpt bij het ontnemen van afleidingen of gebruikers frustratie, afhankelijk van bestanden of data. Ook zorgt SharePoint voor een integratie met vele derde partijen waardoor werknemers door kunnen blijven gaan met hun werkzaamheden zoals zij die gewend zijn, zelfs op het platform.
5. SharePoint draagt bij aan het verbeteren van samenwerking tussen BYOD gebruikers
Bring Your Own Device (BYOD) is heel populair geworden, zeker onder de kleinere ondernemingen. Werknemers kunnen hun eigen apparatuur gebruiken, denk bijvoorbeeld aan een mobiel toestel of een laptop.
Het voordeel voor een werkgever is het besparen van het niet aanschaffen van nieuwe apparatuur. Werknemers krijgen het gemak van het gebruiken van apparatuur wat bekend voor ze is. Echter, is het wel cruciaal dat zij een platform hebben waar zij kunnen samenwerken en delen. Ook moet er genoeg beveiliging zijn om grotere data veilig te houden. De cloud-gebaseerde SharePoint biedt hier de perfecte oplossing.
6. SharePoint integratie met Microsoft 365
Microsoft 365 heeft fantastische tooling die werknemers gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan Word, PowerPoint en Excel. Door het integreren van SharePoint met Microsoft 365, heb je direct toegang tot alle nodige documentatie online. Ook kunnen medewerkers Microsoft Teams gebruiken voor samenwerkingen. Directe chat en video mogelijkheden helpen bij het real-time gevoel van de communicatie.
7. Gemakkelijk toewijzen van taken
Teamleiders hebben toegang tot tooling die helpen bij het toewijzen van taken. Teamleden krijgen een overzicht van persoonlijke en groep taken. Je hebt een hogere productiviteit wanneer iedereen weet wat hij/zij moet doen. Het overzicht biedt ook het makkelijker managen van taken die afhankelijk zijn van andere taken. Wat dit betekent is bijvoorbeeld dat taak B niet te halen is zonder taak A eerst af te ronden.
Voordelen van het SharePoint intranet samengevat
Bedrijven hebben toegang tot vele tools die helpen bij het samenwerken. Het is ook geen nieuwe tool, gezien het draait op het sterke platform van Microsoft 365. Je krijgt velen opties om je werk nog makkelijker te maken. Het cloud gebaseerde platform maakt centralisering van data mogelijk. Teamleden kunnen documenten makkelijk delen, opslaan of bewerken, waar zij zich ook bevinden.
De integratie met derde partijen en software verbetert de functionaliteit van het platform. Digitale meetings en real-time chat mogelijkheden helpen bij het ontwijken van fysieke bijeenkomsten voor werk. Zo maakt de locatie niet uit, het werk blijft lekker doorgaan. Verder kunnen teamleiders taken toewijzen en oog houden op projecten. Werknemers weten precies wat ze moeten doen ten alle tijden. Je hoeft niemand meer te micro-managen, wat resulteert in een hogere productiviteit! Iedereen blij dus.
