FileShare, OneDrive, Microsoft Cloud, allemaal mogelijke termen die je voorbij hebt zien komen. Wij leggen je in dit blog uit hoe je van je standaard mappenstructuur naar de Microsoft Cloud en voornamelijk SharePoint gaat op de juiste manier.
De adopties naar de digitale werkplek vallen onder de reguliere fases. Bewezen succes factoren voor de migratie zijn plannen, beoordelen, saneren en het voorbereiden van je doel omgeving en het migreren en onboarden van de eindgebruikers.
Migratie planning
Voordat je je migratie begint, is het belangrijk dat je de uitkomst plant door een assessment uit te voeren van je huidige bron omgeving. Wat je ontdekt zal je algehele strategie en timing beïnvloeden, inclusief:
- Het inrichten van de doelomgeving en het in kaart brengen tussen bron- en doelsystemen.
- Welke inhoud je migreert. Bepaal of inhoud overbodig, verouderd of nog steeds relevant is.
- Bouw je gebruikers onboarding in je planning vooraf in. Communiceer vroeg en vaak met de gebruikers over de migratie en hoe deze hen zal beïnvloeden. Wacht niet tot het einde om ze voor te bereiden op de verandering.
Wat wordt er gemigreerd
Wanneer je je bestanden voorbereid om te migreren, is het belangrijk om te weten wat er wordt gemigreerd tijdens het gebruik van de SharePoint migratie tool en wat niet. De bron data die gekwalificeerd is voor de migratie, die wordt uiteindelijk ook daadwerkelijk meegenomen naar de nieuwe omgeving.
Waar behoort welke content
In je planning, is het belangrijk om te vermelden hoe deze transitie naar Microsoft 365 opmaakt voor een betere samenwerking voor je gebruikers. Beoordeel hoe je de content gebruikt die momenteel is opgeslagen in je file share. Behoort het bestand tot één gebruiker, zelfs als ze deze zouden delen met anderen? Als dat zo is, bewaar hem dan in je DailyDrive verantwoordelijke bibliotheek. Je verantwoordelijke bibliotheek is privé, maar je kunt je bestanden wel later delen met anderen door ze lid te maken van de SharePoint omgeving. Zo hebben zij toegang tot lid documentatie, wat heel handig is als je nog niet echt als een team werkt.
Als je in een bestand of map werkt die bedoeld is voor een team en om samen in te werken, verplaats hem dan naar een gedeelde bibliotheek waar je team leden toegang tot hebben. SharePoint geeft je toegang tot alle gedeelde bibliotheken in Microsoft Teams, OneDrive of Outlook. Wanneer je een nieuwe gedeelde bibliotheek nodig hebt voor team bestanden, kun je er gemakkelijk een aanmaken in SharePoint, teamleden toevoegen en starten met samenwerken. De DailyDrive zorgt ervoor dat de rechtenstructuur direct goed staat zodat je op een veilige manier SharePoint bestanden kunt delen met externe gebruikers.
Rechten vs. Delen
Hoe je je bestanden gedeeld hebt ligt eraan hoe deze eruit komen te zien in het Gedeeld met mij stukje in SharePoint. Bestanden en mappen die je opent vanuit een gedeelde omgeving:
- Na de migratie, wordt het laatste rechten niveau bepaald door een mapping van de meest strikte delen of rechtenlevels.
- Een gebruikers ‘gedeeld met mij map’ in SharePoint wordt niet geüpdatet voor bron bestanden met een groep waar de gebruiker deel van uit maakt.
- Na de migratie worden alle geavanceerde NTFS-machtigingen verwijderd. Voor expliciete weigeringsmachtigingen betekent dit dat de inhoud onderhevig is aan parallelle machtigingen of machtigingen op map- en bovenliggend niveau en toegankelijk kan worden.
Beoordeel en herstel je content
Voordat je je migratie proces start, is het belangrijk om een analyse uit te voeren van je huidige omgeving. Alleen jij kent je data en hoe en wie deze gebruikt. Een migratie tool biedt de mogelijkheid om je bestanden te scannen en beoordelingsrapporten uit te brengen. Wij gebruiken meerdere tools en beoordelen per situatie welke tooling toepasselijk is. Om problemen te vinden in je bestanden voor de migratie, zet de instelling Only Perform Scanning aan.
Als je meerdere bronnen hebt om te beoordelen, overweeg dan het bulk proces te gebruiken door een .json of .csv bestand aan te maken.
Bereid je netwerkschijf omgeving voor
Voordat je de inhoud van je bestandsshare migreert, moet u uw gebruikers vooraf inrichten in Microsoft 365. Voor richtlijnen over pre-provisioning klik hier.
Migreer
Migratie proces
Hieronder volgt een typisch migratieproces dat voldoet aan de richtlijnen voor aanbevolen procedures van Microsoft.
Belangrijk
- Selecteer een kleine groep gebruikers voor een proefmigratie. Het doel van de pilot is om het proces te valideren, inclusief prestaties, gebruikerscommunicatie en om een voorbeeld van gebruikersfeedback te krijgen.
- Voer de pilotmigratie uit. Hiervoor moet een incrementele migratiemethode worden gebruikt, waarbij de migratie op de achtergrond plaatsvindt zonder gebruikersimpact, gevolgd door een cut-over-gebeurtenis waarbij netwerkbestandsshares en lokale bestandsshares worden uitgeschakeld en ze worden omgeleid naar de SharePoint- of OneDrive-omgeving. Deze methode heeft de voorkeur omdat het de impact op de gebruiker vermindert.
- Begrijp de gegevens van de pilotmigratie om de rest van uw migratieschema te bepalen en eventuele wijzigingen aan te brengen. U kunt bijvoorbeeld uw gebruikerscommunicatiesjabloon bijwerken om een vraag te beantwoorden die u van een pilootgebruiker hebt ontvangen.
Je kunt besluiten dat jouw organisatie een specifiek vraagstuk heeft dat het noodzakelijk maakt om derde-partijen in te schakelen om de migratie uit te voeren.
Je kunt besluiten dat jouw organisatie specifieke zakelijke behoeften heeft waarvoor je services of apps van derden moet gebruiken om je te helpen bij het uitvoeren van je migratie. Ontdek de professionele services en toepassingen van Like-IT. Wij zijn expert op het gebied van migreren van bedrijfsinhoud naar Microsoft 365.
Onboarding van gebruikers
Ontwikkel een plan om je gebruikers voor te bereiden op de komende wijziging. Overweging factoren om in je plan op te nemen:
- Evangeliseer de verhuizing. Benadruk de voordelen, de samenwerkingsmogelijkheden en de redenen om de overstap te maken.
- Training voor eindgebruikers. Geef je gebruikers training over de functies in DailyDrive.
- Train je helpdesk. Train je helpdesk vóór het cut-over-evenement in belangrijke functies en veel gestelde vragen van gebruikers.
- Bereid je voor op eventuele downtime. Plan mogelijke downtime tijdens de migratie.
Ontwikkel een plan voor het verzenden van communicatie naar je gebruikersbestand, met duidelijke verklaringen over timing en verwachtingen en impact voor het individu, waaronder:
- De migratietijdlijn en hoe dit hen zal beïnvloeden. Neem eventuele aanzet tot actie van gebruikers op.
- Zorg ervoor dat als ze al inhoud op hun netwerkschijf hebben, hun inhoud veilig is en niet wordt overschreven.
- Laat hen weten of individuen zich kunnen afmelden voor het migratieproces.
Wij hebben natuurlijk een adoptie programma voor de DailyDrive om dit proces goed uit de handen te nemen.
