Een van de meest voorkomende vraagstukken voor Microsoft 365 is: wanneer gebruik ik SharePoint en wanneer gebruik ik OneDrive? En hoe zit het dan met Microsoft Teams en de bestanden die hier gecirculeerd worden?
Jongleren van al je bestanden in Microsoft 365
SharePoint en OneDrive hebben opmerkelijk verschillende redenen om ze te gebruiken en je moet ze logischerwijs gebruiken op de manier waarop ze echt bedoeld zijn. Ja, dat klopt, je wilt ze allebei gebruiken. En het is helemaal niet moeilijk om met die twee te jongleren. Als je eenmaal weet hoe je ze moet gebruiken, ga je waarschijnlijk nooit meer terug.
Wanneer je gedeelde bestanden in Outlook Groepen, Yammer of Microsoft Teams gebruikt, gebruik je SharePoint Online op de achtergrond. Het tabblad Bestanden in elke app is eigenlijk een SharePoint-documentbibliotheek op de achtergrond; je hebt er gewoon toegang toe en bewerkt bestanden via een andere interface. Maar het is nog steeds een teamsite in SPO, duidelijk en eenvoudig. Dus als wij naar SPO (SharePoint Online) verwijzen, is dit ook van toepassing op bestanden in Outlook Groepen, Yammer en Teams.
Waar SharePoint en OneDrive vergelijkbaar zijn
Laten we eerst praten over wat vergelijkbaar is tussen de twee. OneDrive en SharePoint hebben hetzelfde onderliggende ontwerp en dezelfde functies. In feite is OneDrive eigenlijk slechts een enkele SharePoint-documentbibliotheek op een enkele SharePoint-site, speciaal voor jou, maar met een ander logo.
Ze ondersteunen allebei veel van dezelfde functies: Microsoft-bestanden bewerken (Word, Excel, PowerPoint en OneNote) via Microsoft voor het web (voorheen bekend als Office Online), samenwerken, versie geschiedenis, het delen van bestanden (zowel intern als extern), toegang tot mobiele apparaten en het synchroniseren van bestanden met je computers en telefoons.
Het belangrijkste kenmerk verschil? OneDrive ondersteunt geen metadata. Maar metadata, zelfs als je er dol op bent, is niet echt nodig in je OneDrive omdat je over het algemeen je eigen mappenhiërarchie kent. En als je niet weet wat metadata is, is dat ook prima.
Wanneer gebruik je Teams?
Dit is eigenlijk een strikvraag. Wanneer je Teams gebruikt, gebruik je al SharePoint of OneDrive. Het is alleen toegankelijk via een andere plaats. SharePoint is de bestandstool achter een Team en kanaal; OneDrive is wat wordt gebruikt wanneer je bestanden deelt in een privé chat. Wanneer je bestanden opslaat in een team, haalt je al het meeste uit een SharePoint-teamsite, zoals hierboven vermeld.
Wanneer je bestanden deelt in een privé chat, worden de bestanden daadwerkelijk geüpload en gedeeld vanaf de OneDrive van de afzender. Je vindt een map Microsoft Teams Chat Files in jouw OneDrive. Dat is waar deze bestanden terechtkomen. Probeer de hoeveelheid bestandsdeling in privé chats te minimaliseren. Om dezelfde redenen die we hieronder noemen, kunnen gedeelde OneDrive-bestanden ontoegankelijk worden als iemand de organisatie verlaat en je al die bestanden verliest.
Wanneer OneDrive gebruiken?
Dus laten we het hebben over wanneer we OneDrive moeten gebruiken. OneDrive is bedoeld voor persoonlijke opslag: werk- of school gerelateerde bestanden, maar bestanden die persoonlijk voor jou zijn. Elke persoon in jouw organisatie krijgt zijn eigen OneDrive. Elk OneDrive-account wordt meestal geleverd met minimaal 1 TB aan ruimte (dat is … veel).
OneDrive is perfect voor twee soorten bestanden: bestanden die je alleen voor jezelf wilt. Waarschijnlijk persoonlijke bestanden die niet mogen worden gedeeld; en concepten van bestanden die je nog niet kunt verplaatsen naar een SharePoint-bibliotheek of Teams-kanaal voor gezamenlijke invoer of beoordelingen.
Nu kun je samenwerken in OneDrive, maar we raden het echt niet aan. Delen op bestands- of map niveau wordt al snel een nachtmerrie qua machtigingen. Het is vooral verwarrend binnen een groep mensen die elk individuele bestanden van hun eigen OneDrives delen terwijl ze eraan werken. Het maakt het een stuk eenvoudiger als je bestanden uploadt en eraan samenwerkt op een centrale SharePoint- of Teams-locatie. En wanneer iemand een organisatie verlaat, wordt zijn OneDrive doorgaans binnen 30 dagen stopgezet. Als jouw team die ruimte gebruikt om samen te werken aan iets cruciaals, zal je niet blij zijn om op een ochtend te ontdekken dat die bestanden verdwenen zijn. Dat is reden genoeg om OneDrive niet te gebruiken om samen te werken als je het ons vraagt.
Dus eigenlijk, als je bestanden opslaat die specifiek voor jou zijn of bestanden opstelt voordat je van plan bent ze naar SharePoint te verplaatsen voor invoer, beoordelingen of ze gewoon beschikbaar te stellen aan je team, dan is OneDrive jouw plaats. Als je niet aan een van deze criteria voldoet, gebruik je SharePoint.
Wanneer gebruik je SharePoint?
Laten we het nu hebben over SharePoint. Het kan het beste op twee manieren worden gebruikt: om met anderen samen te werken aan bestanden en om bestanden te publiceren zodat iedereen ze kan zien. Teamsites zijn geweldig om samen te werken, terwijl communicatiesites perfect zijn om te publiceren.
Teamsites hebben over het algemeen een beperkt aantal gebruikers met toegang, maar de meeste, zo niet alle, hebben bewerkingsrechten; je doet werk, dus waarom zou je ze hinderen met machtigingsbeperkingen? Ze zijn bedoeld om werk gedaan te krijgen. Ze zijn ook de bestandsopslaglocatie achter Microsoft 365 Groepen, inclusief Outlook Groepen, Yammer-gemeenschappen en Teams. Elk lid van de groep heeft in die situatie automatisch bewerkingsrechten. Simpel gezegd, SharePoint-teamsites zijn voor de spullen van het team.
Communicatiesites zijn meestal toegankelijk voor bijna iedereen in de organisatie, maar de meeste mensen hebben alleen leestoegang. Over het algemeen heb je een paar mensen die toegang hebben tot het uploaden, bewerken en verwijderen van gepubliceerde bestanden. Communicatiesites vormen doorgaans je intranet.
Een goed voorbeeld is een bedrijfsbeleidslijst. De mensen die deze bestanden schrijven en onderhouden, kunnen het beleid indien nodig bijwerken, maar de meeste bezoekers van de site zijn er alleen om het beleid te lezen en zouden niet in staat moeten zijn om te bewerken. Communicatiesites zijn voor ieders spullen.
De documentencirkel
Als het gaat om het jongleren met de twee, is er een eenvoudige reeks richtlijnen die wij de Cirkel van het Document noemen. Begin gerust met het opstellen van je dossier in OneDrive voor Bedrijven. Als je klaar bent, verplaatst je jouw bestand naar jouw SharePoint-teamsite waar collega’s input en beoordeling zullen geven. Je kunt het bestand ook op de teamsite opstellen en het daar laten voor de grootste zichtbaarheid voor het team en ze later oproepen om ze het bestand te laten beoordelen.
Wanneer het bestand is voltooid en klaar om te worden gedeeld, publiceer je het bestand op een communicatiesite (als het bedoeld is voor brede verspreiding) of op de teamsite (als het zoiets is als een sjabloon of team specifieke documentatie die jouw team later kan gebruiken). Bewaar een werkkopie op je teamsite, zodat updates gemakkelijk kunnen worden gemaakt en privé blijven voor de rest van de wereld terwijl je aan eventuele revisies werkt.
Dat gezegd hebbende, dit is slechts een suggestie. Jouw organisatie doet misschien dingen anders, maar de meeste gebruiken een soort versie van dit idee als basis. Dus neem het idee en ga ermee aan de slag, pas het aan je behoeften aan en deel het met je team om te bespreken hoe je mogelijk jouw manier van werken kunt verbeteren.
Inpakken
SharePoint, OneDrive en hun integraties met Teams lijken misschien ingewikkeld. Maar om het heel simpel te zeggen, je stuitert tussen OneDrive, SharePoint-teamsites en SharePoint-communicatiesites: ik, wij, ons. Mij. We. Ons. Soms wordt het in Microsoft 365 supervaag door de dingen eenvoudig te maken, maar in dit geval werkt ik, wij, wij redelijk goed. Dus hopelijk vind je dat nuttig. Om dit te vergemakkelijken, hebben we een infographic voor jullie opgesteld! Benieuwd naar de infographic? Laat dan je email adres achter en wij sturen hem naar je op!
Heb je vragen of wil je meer informatie ontvangen na het lezen van deze blog? Liever direct advies? Laat je dan vrijblijvend adviseren!
