Nu online samenwerken een gigantische boost gekregen heeft is het uiterst belangrijk om duidelijke afspraken te maken met elkaar. Vooral als je veel met een intranet werkt. Zo voorkom je een onoverzichtelijke intranet voor jouw organisatie en bespaar je je IT- team veel ellende!
Stel dat je bijvoorbeeld samen met een project groep aan een project werkt. Deze groep bestaat uit externe en interne medewerkers. Hoe zorg je er dan voor dat dit goed verloopt? Stel spelregels op!
1. Wijs een projectleider toe
De eerste regel zou zijn om samen een projectleider toe te wijzen. Deze projectleider zet de basis voor het project op, zowel voor het project zelf en de uitvoering daarvan. Zo is er een duidelijke lijn wie de leiding neemt bij bijvoorbeeld misverstanden, en wie het juiste aanspreekpunt is. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat teamleden het heft in eigen handen nemen en er verschillende projecten aangemaakt worden op jouw SharePoint omgeving.
2. Bepaal de rechten en rollen
De tweede spelregel is het bepalen van de juiste rechtenstructuur binnen in jouw project in SharePoint. Het zou verstandig zijn om de projectleider de rechten “verantwoordelijke” te geven. De interne teamleden de rechten “lid” te geven en externen de rechten “bezoekers” rechten. Door de juiste rechtenstructuur te hanteren voorkom je dat vertrouwelijke documenten bemachtigd kunnen worden door onbevoegden. Ook is het voordelig om alle leden een rol gegeven te hebben omdat je dan precies kunt zien wie welke wijziging doorgevoerd heeft.
3. Bepaal de communicatiewijze
De derde regel is het afspreken van de communicatie wijze. Doen jullie dit via WhatsApp? Of houden jullie alles overzichtelijk door dit in Teams te doen? Het voordeel van MS Teams is dat deze automatisch gelinkt is met de juiste SharePoint omgeving. Zo hoef je niet telkens bestanden te downloaden naar je laptop vanaf SharePoint en deze vervolgens weer te uploaden in Teams. Zo optimaliseer je je apparaat opslag en zorg je ervoor dat alles voor iedereen overzichtelijk blijft. Dezelfde koppeling geldt ook voor Outlook, zo kun je met één klik op de knop bij de juiste bestanden.
4. Hanteer standaard tags
De laatste regel is het bespreken van de juiste tags voor documenten. Wanneer er standaard tags bedacht zijn door het team voor documenten voorkom je dat iedereen zijn eigen tag aanmaakt. Wanneer een document dan “zoek raakt” kun je deze heel gemakkelijk met de tag terugvinden, superhandig dus! Echter wanneer er teveel tags zijn, zal dit nog steeds een lastig proces blijven.
Door deze regels te hanteren voorkom je een chaotische samenwerking en zorg je ervoor dat zelfs in deze tijd er succesvolle projecten gedraaid worden. Dus is het hanteren van spelregels en duidelijke afspraken uiterst belangrijk voor een succesvolle online samenwerking!
