Iedereen heeft ongetwijfeld wel eens van SharePoint gehoord. Maar om even het geheugen op te frissen leggen we het nog een keer uit. SharePoint is een online platform gemaakt om samen te werken met collega’s, klanten en partners zowel intern als extern jouw organisatie. SharePoint is onderdeel van Microsoft 365. Werken met SharePoint kent dus het gemak van al jouw Microsoft ervaringen. Zo kun je eenvoudig gemaakte documenten delen, discussieformulieren of notulen opstellen, en samenwerken in DE meest recente document versies. Dit allemaal binnen dat ene platform, SharePoint.
8 gouden tips
Maak jij al gebruik van SharePoint of ben je geïnteresseerd of wil je simpel weg meer informatie over het platform. Dan is deze blog voor jou. SharePoint is ideaal, maar er zijn toch wat valkuilen waar mensen in kunnen lopen. Om dit te voorkomen hebben wij 8 praktische tips en aanraders om jouw SharePoint ervaring naar een hoger level te tillen.
#1 Maak gebruik van Interactieve lijsten
Structuur en orde scheppen binnen jouw organisatie is nog nooit zo eenvoudig geweest als met SharePoint. Vervang los fladderende papieren en overvolle archiefkasten met het online platform. Excel en Word zijn ook niet meer nodig om lijsten te maken. SharePoint kent namelijk zijn eigen functionaliteit hiervoor. De interactieve lijsten functie van SharePoint anticipeert op aanpassingen en presenteert deze direct naar jouw gehele team. Zo blijft iedereen op de hoogte van nieuwe to-do lijsten, registratie of contact lijsten.
#2 Notificaties voor documenten
Samenwerken in documenten is erg prettig, omdat dit efficiënt werken en remote werken mogelijk maakt. Alleen dat wachten op je collega’s tot dat ze het gezamenlijke document hebben aangepast kan soms eeuwig duren. Met SharePoint hoeft dit geen probleem meer te zijn. Je krijgt vanaf nu gewoon een melding wanneer jouw collega klaar is met het document. Stel gewoon eenvoudig een notificatie in.
Hoe werkt deze notificatie functie dan? Binnen SharePoint is het mogelijk om meldingen aan te zetten voor lijsten en document bibliotheken. Vanaf nu weet je precies wanneer er iets geüpdatet, bijgewerkt, verwijderd of geüpload. Je kunt voor elke verandering een specifieke notificatie aanzetten. Zo weet je precies welke verandering waar is doorgevoerd door jouw collega’s. Liever niet iedere keer een melding ontvangen? Geen probleem! Stel je notificatie dan in op samenvatting. Je krijgt dan dagelijks of wekelijks een overzicht van alle notificaties. Je stelt dit eenvoudig in. Je gaat naar de bibliotheek naar wens en klikt op de drie puntjes. Vervolgens kies je “waarschuw mij” en je vult je notificatie verder naar wens in.
#3 Notificatie voor zoekopdrachten
Nu we de document notificaties hebben besproken gaan we door naar de zoek notificaties binnen SharePoint. Met het uploaden van documenten kan het even duren voordat een document online staat, of wellicht ken je de exacte locatie van het document niet. Wanneer je het document echter meteen nodig hebt, kun je er dus een notificatie aan toevoegen. Op deze manier kan je het dan sneller terug vinden. Om de situatie te schetsen, stel je bent op zoek naar document ‘X’, maar wanneer je er op zoekt verschijnt er niks in de resultaten. Dit is natuurlijk, ontzettend vervelend en komt waarschijnlijk omdat het document nog niet volledig is geüpload.
Klik nu niet je zoekopdracht weg, maar scrol naar beneden. Onderaan de pagina kun je namelijk een notificatie toevoegen aan jouw zoekopdracht. Zodra document ‘X’ nu in jouw portaal verschijnt, krijg jij gelijk een melding. Op deze manier hoef je niet meer op elke bibliotheek of lijst een notificatie aan te zetten, maar alleen op het gewenste document. Je kunt trouwens ook notificaties instellen voor een bepaalde zoekwoordencombinatie wat een document heeft. Kort samengevat, voer een zoekopdracht uit, scrol naar de onderkant van de pagina en klik op ‘Waarschuw mij’. Volg het stappenplan en maak zo je notificatie voor een document aan.
#4 Gebruik de “geavanceerd zoeken” functie van SharePoint
Soms heb je tientallen documenten die ogenschijnlijk erg veel op elkaar lijken. Hierdoor kan het eventueel lastig worden om verschillende documenten van elkaar te onderscheiden. Een gewone zoekopdracht kan hierdoor niet voldoende nuance brengen om jouw gewenste document naar boven te halen. Hier biedt SharePoint een oplossing voor, geavanceerd zoeken.
Met geavanceerd zoeken biedt SharePoint je de mogelijkheid om specifiekere informatie over het gewenste bestand toe te voegen om zo de kans op het vinden van jouw document te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan talen, type document, of auteur. Ook kun je zoeken op specifieke kernwoorden die het document wel of niet mag bevatten. Bij Like-IT vonden we dat de zoekfunctie van SharePoint nog geavanceerder kon. Om zo ook onderscheid te kunnen maken in document versies, creëerden wij de DailyApp; Filtered Searchbar. Met een scala aan meta data kun je nu zo specifiek zoeken dat je altijd gegarandeerd jouw document naar boven krijgt, ongeacht hoe groot de pool aan data is.
#5 Maak een discussiebord aan
Wanneer je als manager vaker dezelfde vragen krijgt van medewerkers kan het soms handig zijn om deze vragen centraal te beantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan een ‘veel gestelde vragen’ pagina. SharePoint biedt daarom de mogelijkheid om een discussieforum te bouwen. Het discussiebord fungeert als een online get-together waar vragen gesteld, beantwoord en gelezen kunnen worden.
Als admin van de pagina, kun je vervolgens het best gegeven antwoord markeren zodat iedereen weet wat het juiste antwoord is. Op deze manier wordt interne communicatie sneller en helderder. Je kunt het discussiebord als app op je dashboard zetten en vervolgens handmatig naar wens inrichten.
#6 Maak een enquête aan
Meningen verzamelen en pijlen van medewerkers of klanten hoeft tegenwoordig niet meer via een vragenlijst met pen of papier ingevuld te worden. Ook hoef je tegenwoordig geen formulieren meer te mailen. Met de enquête functie van SharePoint zet je eenvoudig jouw enquête centraal online, en is het voor iedereen makkelijk in te vullen. Op deze manier kan men anoniem eenvoudig zijn mening geven over projecten of processen, kunnen er klant en contact tevredenheid onderzoeken gestart worden zonder dat er veel tijd in gestopt hoeft te worden. Voeg de App ‘Enquête’ toe.
Terwijl je jouw enquête start, is het belangrijk om op ‘geavanceerde opties’ te klikken om je instellingen aan te passen. Als je dit gedaan hebt, geef je de vragenlijst een titel en beschrijving. Vervolgens zet je de vragen klaar die jij wilt stellen, en klaar ben je. Soms is een enquête te veel van het goede en wil je eigenlijk alleen de mening weten over een stelling. Om hiervoor een hele enquête op te stellen is wellicht wat overdreven. Daarom bedachten we de DailyApp: Poll. Met deze simpele app verklein je de enquête, centraliseer je de focus op één vraag en bespaar je zo een hoop tijd. Meer weten over de DailyApp: Poll? Klik dan hier.
#7 Sla email bestanden automatisch op in Sharepoint
Soms krijg je wel eens een email met een document wat handig is om op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan facturen, contracten of overzichten. Deze documenten kun je eenvoudig opslaan in SharePoint. Wil je dit nu allemaal in een gecategoriseerde map opslaan? Dan moet je Microsoft flow eraan koppelen.
Automatisering en workflows kunnen nogal ingewikkelde processen zijn. Bij Like-IT vonden we dit een omslachtig gebeuren en bedachten daarom een mogelijkheid om dit enorm te vereenvoudigen. Met de DailyApp Outlook/SharePoint Add-in download en upload je nu eenvoudig documenten uit je mail naar je gewenste SharePoint locatie. Zonder dat er moeilijke tussen processen nodig zijn. Van SharePoint naar mail uploaden is natuurlijk ook mogelijk. Wil je meer weten over de DailyApp Outlook/SharePoint Add-in van Like-IT? Klik dan hier en lees het blog.
#8 DailyDrive: het beste van Sharepoint
SharePoint is ideaal, maar wanneer je de stap naar de cloud neemt is het cruciaal dit grondig en goed te doen. Daarom zeg ik, kies voor DailyDrive en geniet zorgeloos van de beste en meest eenvoudigste SharePoint omgeving.
DailyDrive is een SaaS-oplossing waardoor het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams enorm eenvoudig wordt gemaakt. Met deze veilige online werkomgeving is samenwerken nog nooit zo efficiënt geweest. Door de overzichtelijke structuur van DailyDrive is het eenvoudig om orde te scheppen in je documenten en kun je alles veilig opslaan en archiveren. Door deze Cloud oplossing hoef jij je dus nooit meer af te vragen waar je je documenten moet opslaan. DailyDrive is net zo makkelijk in gebruik als in onderhoud. Over updates van de software hoef jij je namelijk nooit meer zorgen te maken. Verder kun je met één druk op de knop, eenvoudig zelf nieuwe sites aanmaken waardoor je geen helpdesk meer nodig hebt.
Meer weten over DailyDrive? Klik dan hier.
