Ondanks dat het werken op kantoor gelukkig weer steeds gebruikelijker wordt, werken we nog steeds veel thuis. Het thuiswerken wordt verschillend ontvangen, zo vinden vele het ideaal waar anderen het vreselijk vinden. Ongeacht hoe jij erin staat, zijn we allen van mening dat thuiswerken extra flexibiliteit vergt van jou en jouw collega’s. Om deze flexibiliteit te waarborgen, vertellen we jullie graag over hoe Microsoft 365 een rol kan spelen om jouw thuiswerk situatie te stabiliseren en optimaliseren. In dit blog lees jij hoe je efficiënt en eenvoudig kunt thuiswerken met Microsoft Teams en SharePoint.
SharePoint of Teams? Wat moet nu waar?
Ondanks dat SharePoint en Microsoft Teams beide enorm veel gebruikt worden, is er toch nog wel eens wat verwarring over de verschillen tussen beide software. Deze blog is bedoeld om de mogelijke verwarring bij jou weg te nemen. Zodat jij jouw ervaringen met beide software kunt optimaliseren. Mocht jij bijvoorbeeld ook af en toe niet helemaal zeker zijn of je nu SharePoint of Teams moet gebruiken of waar je nu precies je documenten moet opslaan, dan is deze blog speciaal voor jou!
Om te beginnen zijn beide platformen van Microsoft en worden als onderdeel van Microsoft 365 op de markt gebracht. SharePoint is een combinatie van een intranet en een document management systeem (DMS) en Teams komt oorspronkelijk voort vanuit Skype. Ondanks dat beide platformen vaak in combinatie gebruikt worden, zijn ze moeilijk met elkaar te vergelijken. Dit komt omdat ze beide een ander doel dienen binnen een organisatie. Om toch duidelijkheid te verschaffen in hoe jij beide platformen eenvoudig kunt combineren, laten wij zowel de verschillen als koppelingen tussen Teams en SharePoint zien, maar eerst leggen we kort beide platformen aan je uit.
Over SharePoint
SharePoint is in 2001 uitgebracht en sinds dien zorgt dit platform ervoor dat men gestructureerd kan samenwerken in een online landschap. Het is een online bewaarplaats voor verschillende content. Binnen SharePoint kan jij met de gewenste mensen samen werken in jouw documenten en kan je kennis eenvoudig delen met mensen binnen en buiten jouw organisatie.
Zoals eerder verteld is SharePoint een document management system (DMS) wat bedoeld is om documenten in te bewaren. Naast deze opslag functie kan SharePoint ook ingezet worden om andere content te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan: meetings, deadlines, taken, overzichten, en sprints. De software van SharePoint is gebaseerd op Microsoft 365, hierdoor kan je dus zeer eenvoudig binnen SharePoint gebruik maken van al jouw bekende Microsoft programma’s zoals: Word, Excel, PowerPoint en nog veel meer. Dus, in conclusie is SharePoint een ideaal platform voor de documentatie van jouw organisatie.
SharePoint is dus het ideale platform om online samen te werken. Alleen zou het nog beter zijn als er een sociaal aspect aan toegevoegd zou worden. Nu moeten wij wel toegeven dat SharePoint hier in het verleden veel mee bezig is geweest. SharePoint heeft inderdaad web parts ontwikkeld waarin werknemers met elkaar in contact konden staan, om zo het platform socialer te maken.
Helaas voldeden deze ontwikkelingen niet aan voldoende functionaliteit en aan de wensen van de gebruikers. Nu vandaag de dag is het mogelijk om in SharePoint met een beetje hulp van onze DailyDrive een social dashboard te implementeren in jouw SharePoint. Maar om SharePoint echt sociaal interactief te maken heeft Microsoft Teams ontwikkeld. Via Teams wordt het samenwerken nog eenvoudiger en ook een stuk leuker.
Over Microsoft Teams
Microsoft Teams is een op chat-gebaseerd communicatie platform. Het zorgt ervoor dat op afstand of thuiswerken niet hoeft te betekenen dat je jouw collega’s minder spreekt. Teams in haar basis variant kan dienen als een groepschat waarin jij online kan blijven communiceren met je collega’s. Zo’n chat heet een Kanaal, en je kan binnen een Team meerdere kanalen creëren. Teams is eenvoudig in gebruik te nemen via zowel dasboard, browser, als smartphone. Op deze manier kan je dus Teams volledig professioneel gebruiken en onderhouden.
Je vraagt je je nu misschien af waar die verwarring tussen Microsoft Teams en SharePoint plaatsvindt. Dit gebeurt wanneer men op het tabblad “bestanden” klikt binnen Microsoft Teams. Want SharePoint was toch het platform om jouw documenten te beheren? Dit klopt en eigenlijk is de bestanden functie binnen Teams niets meer dan een brug naar bestanden die niet in een Teams maar in een SharePoint documentbibliotheek zijn opgeslagen. Met andere woorden het zorgt ervoor dat jij in Teams eenvoudig bij je SharePoint bestanden kunt, zodat jij altijd en overal de juiste documenten kunt ophalen tijdens bijvoorbeeld jouw meetings.
DailyDrive integratie Teams en SharePoint
De bestanden en mappen worden dus opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek terwijl je aan het chatten of vergaderen bent in Microsoft Teams. Voor elk kanaal dat je aanmaakt binnen Teams, wordt er automatisch een documentenbibliotheek binnen SharePoint aangemaakt. Het tabblad ‘Bestanden’ is slechts een directe link naar de documentenbibliotheek van SharePoint. Om het gebruik van deze twee platformen zo eenvoudig en vloeiend te laten verlopen, hebben wij van Like-IT een inclusieve en integrale module gemaakt die de koppeling tussen Microsoft Teams en SharePoint mogelijk maakt. Deze module noemen wij de DailyDrive.
Hoe werkt het proces in DailyDrive?
Het proces in DailyDrive werkt als volgt; jij maakt via onze “selfservice optie” een nieuw project of een nieuwe site aan. Onze provisioningtool rolt deze site geheel geautomatiseerd voor je uit. Als opdrachtgever van dit project of deze site, ben jij volledig verantwoordelijk en heb jij alle rechten. Dit betekent dat jij bewerkingsrechten en publicatie rechten hebt. Ook ben jij gemachtigd om andere (externe) gebruikers uit te nodigen als lid of als medeverantwoordelijke.
Naast het uitnodigen van deze gebruikers, ben jij nu ook in staat om een Microsoft Team aanmaken. Dit specifieke team is dan automatisch gekoppeld aan het door jouw aangemaakte SharePoint project of site. Alle documenten die jij nu opslaat of bewerkt in dit kanaal binnen Teams worden dan automatisch gesynchroniseerd naar het project binnen SharePoint. Zo blijft altijd alles up-to-date, ben jij nooit meer bestanden kwijt, en bespaar jij jezelf een hoop tijd en werk.
Over DailyDrive
DailyDrive is een SaaS-oplossing waardoor het gebruik van Microsoft 365, SharePoint en Teams enorm eenvoudig wordt gemaakt. Met deze veilige online werkomgeving is samenwerken nog nooit zo efficiënt geweest. Door de overzichtelijke structuur van DailyDrive is het eenvoudig om orde te scheppen in je documenten en kun je alles veilig opslaan en archiveren. Door deze Cloud oplossing hoef jij je dus nooit meer af te vragen waar je je documenten moet opslaan. DailyDrive is net zo makkelijk in gebruik als in onderhoud. Over updates van de software hoef jij je namelijk nooit meer zorgen te maken. Dat regelen wij. Verder kun je met één druk op de knop zelf nieuwe sites aanmaken. Hierdoor heb je geen helpdesk meer nodig en bespaar je veel tijd en geld.
Ben jij geïnteresseerd in de mogelijkheden van Teams en SharePoint? Heb jij interesse of vragen over DailyDrive? Neem contact met ons op of lees meer over DailyDrive.
