Geef maar toe… jij bent stiekem wel eens een document “kwijt”. Je weet zeker dat je hem hebt opgeslagen, maar je weet alleen niet meer precies waar en onder welke titel. Dit overkomt de beste wel eens, maar wat nou als wij jou kunnen garanderen dat jou dit nooit meer zal overkomen! Nooit meer eindeloos zoeken naar bestanden en nooit meer bang hoeft zijn dat je iets verkeerd hebt opgeslagen. Ben jij benieuwd hoe? Lees dan verder. We leggen het je graag uit aan de hand van onze tips en features.
Vergeet jouw folderstructuur
Eerder in onze blogs bespraken we hoe SharePoint is verbeterd ten opzichte van vroeger. Ook bespraken we 10 handige tips hoe jij jouw SharePoint ervaring kunt verbeteren. Deze blog staan we weer stil bij de mogelijkheden van SharePoint. Vandaag gaan we het echter hebben over jouw data beheer. Vele van ons zijn nog steeds een voorstander van de folderstructuur. Dit komt omdat deze manier van werken vastgeroest zit in onze denkwijzen. Natuurlijk werkt het prima, maar het kan zo veel eenvoudiger, efficiënter, gestructureerder en over het algemeen beter! Hoe je dit kunt bereiken leggen we uit in deze blog. Daarom presenteren wij graag de voordelen van het opslaan in SharePoint Online én hoe je snel kunt zoeken en sorteren op documenten.
Metadata en zoeken
Het grootste voordeel van zoeken naar documenten in SharePoint Online, in vergelijking met dat in een folderstructuur, is dat je naast de naam van een document óók kunt zoeken op bepaalde eigenschappen van een document. Deze eigenschappen noemen we metadata. Metadata klinkt ingewikkeld, maar het is eigenlijk niets meer dan data over data. In Daily Drive werken we bijvoorbeeld met Categories & Tags. Dit is aanvullende informatie gelinkt aan ieder document. Deze data is extra informatie, naast bijvoorbeeld de standaard naam van het document zelf en die van de auteur.
Je vraagt je nu misschien af: “Wat heb ik hieraan?”. Simpel, het vergroot de kans dat jij jouw document sneller terugvindt, omdat je meer opties hebt in jouw zoektocht. Want mocht je nu niet meer de naam van het document weten waar je naar opzoek bent of wellicht weet je niet meer waar deze precies staat. Dan kun je dus ook zoeken op bijvoorbeeld een categorie of tag. Zoals in onderstaand voorbeeld te zien is, kun je de resultaten die je terugkrijgt van jouw zoekopdracht doorfilteren.
Daarnaast kun je in de zoekresultaten een preview van het bestand inzien om te controleren of dit inderdaad het bestand is wat je zoekt. Als laatste extraatje kun je ook het document openen in een nieuw tabblad. Dit zorgt ervoor dat je niet je zoekopdracht opnieuw hoeft uit te voeren, wanneer bijvoorbeeld een extra zoekopdracht vereist is. In Daily Drive hebben we iets moois bedacht. Een feature genaamd Recent Documents. Met één klik op de knop zie jij de meest recente documenten waar je gewerkt aan hebt. Hiernaast kan je ook jouw documenten waar je vaak in werkt “pinnen”. Handig, want zo hoef je dus nooit naar de locatie waar het bestand is opgeslagen te navigeren. Door het document te pinnen zal die altijd voor jou op de voorgrond paraat staan.
Folders sorteren
In vergelijking met een folderstructuur kun je in een SharePoint bibliotheek ook veel sneller documenten naar voren halen. Wil je bijvoorbeeld een factuur uit 2019 naar voren halen, dan zou je in een folderstructuur dus eerst naar de map facturen, en vervolgens naar de sub-map 2019 moeten gaan. Klik, klik, klik. Ander jaartal nodig? Een mapje terug en weer naar de juiste sub-map. In onderstaand voorbeeld zie je een SharePoint bibliotheek met daarin documenten met toegevoegde metadata zoals de eerder aangegeven Categories en Tags. Bedenk dat een Categorie nu Factuur zou kunnen zijn en tag bijvoorbeeld 2019. Door nu te filteren op deze metadata, kun je heel snel documenten selecteren op deze eigenschappen. Je kunt dit ook met een klik weer aanpassen door bijvoorbeeld verder te filteren op tag. Zie hiervoor onderstaande voorbeelden.
Filtered Searchbar
Met de DailyApp: de Filtered Searchbar kan je optimaal zoeken binnen SharePoint. De standaard zoekfunctie van SharePoint is hiermee uitgebreid met de mogelijkheid om jouw zoekopdracht te verfijnen met specifieke eigenschappen van de documenten die je zoekt. Stel, je weet ongeveer de naam van het document dat je zoekt, maar je krijgt steeds een enorme lading zoekresultaten terug, dat schiet natuurlijk niet op. Gelukkig weet je wel dat het een Pdf-bestand is en dat het ergens vorige maand gecreëerd was. De Filtered Searchbar stelt je in staat om de zoekresultaten te filteren op Pdf-bestanden en creatiedatum, zodat je jouw document sneller kunt terugvinden.
Lees meer over onze DailyApps >
Het bestandstype en de creatiedatum zijn slechts voorbeelden, maar met de Filtered Searchbar kunnen allerlei eigenschappen worden ingesteld als zoek verfijningen, óók eigenschappen die specifiek binnen jouw organisatie zijn gedefinieerd. Met een combinatie van deze eigenschappen, kun je zelfs in de grootste hooiberg je speld terugvinden. Aan de hand van beter gespecificeerde meta-data, wordt het vinden van jouw documenten nog eenvoudiger en sneller. Filters die je onder andere kunt aanzetten: document type, publicatie datum, laatst bewerkt, auteur, bestand grootte, aantal woorden en nog veel meer.
Wil jij meer weten over de voordelen van SharePoint, lees dan onze vorige blog! Heb je vragen over jouw SharePoint bibliotheek of over Daily Drive? Neem dan contact met ons op.
