Het hebben van een goede SharePoint omgeving is helaas niet genoeg. Het is cruciaal dat jij jouw Microsoft Office 365 omgeving perfect inricht zodat jij maximaal gebruik kan maken van SharePoint. Je kan nog zo’n dure auto rijden maar als je hem niet tankt of oplaadt, rijdt hij ook niet. Dit is met SharePoint niet anders. Ook de beste omgeving verdient de juiste inrichting voor optimaal gebruiksplezier. Om jou te helpen met de inrichting van jouw SharePoint Microsoft omgeving praten we daarom vandaag over sites en hubsites!
Vergeet jouw folderstructuur: Vroeger VS nu
Wanneer gebruik je nou site collecties en wanneer gebruik je subsites? Waar vroeger het gebruik van subsites vrij gangbaar was, is het gebruik van site collecties tegenwoordig heel gewoon. In SharePoint online is daaraan (door Microsoft) nog de optie hubsites toegevoegd om site collecties te groeperen.
In classic variant van SharePoint had je eerlijk gezegd eigenlijk geen hubs. Deze optie is nieuw geïntroduceerd. Vroeger moesten we alles in één site collectie doen, omdat dit makkelijk was om dingen door te voeren qua navigatie, styling en rechten. Dit kon je dan allemaal bij elkaar in een keer doorvoeren. Vandaag de dag kan je heel veel van de opties die je normaal binnen een site collectie kon doen, over meerdere site collecties tegelijk doen dankzij de hubsites. Het is dus eenvoudiger en efficiënter geworden om grotere oplages in één keer aan te pakken.
Functioneel
Door die nieuwe toevoeging is het veel interessanter geworden om alles in sitecollecties te doen in plaats van in subsites. Microsoft speelt steeds meer in op het gebruik maken van sitecollecties. Aan de hand van sitecollecties zorg jij ook dat jouw structuur, navigatie, en organisatie schoon en efficiënt blijven. Dit verbeterd werk efficiëntie en de gehele digitale werkomgeving. Functioneel gezien is het verschil tussen deze twee heel klein en merk je er aan de voorkant niets van en het maakt voor de eindgebruiker dan ook niet uit welke vorm je kiest. Het is dus een zeer kleine aanpassing voor een groter plezier.
Technisch
Hoe zit dat technische voordeel dan in elkaar vraag je je nu wellicht af. Voor een technische vraag is dat antwoord vrij eenvoudig. Als eerst, de configuratieopties zijn verschillend. Als je hubsites gebruikt, dan kun je bijvoorbeeld navigatie centraal regelen voor meerdere sitecollecties. Voor site collecties ten opzichte van sites heb je het voordeel dat je op sitecollectie niveau rechten kan isoleren. Je kunt een aantal opties aan of uit zetten. Een van die opties is extern delen en of je dat wilt toestaan? Dit kun je specifiek per site collectie inregelen.
Voor het eigen product van Like-IT, Daily Drive, is niveau 1 dus eigenlijk de hub, daar waar je op binnenkomt. Alles wat daar onder staat zijn site collecties en het niveau daaronder zijn subsites.
Waarom zijn er veranderingen aangebracht in deze structuur?
De onderstaande opties, mogelijk gemaakt door hubs, zijn nu alleen beschikbaar in SharePoint Online.
- Rechtenisolatie
- Instellen van extern delen
- Opslagquota
De instellingen voor je opslagquota wil je het liefst op de kleinste eenheid zetten. Neem bijvoorbeeld een project. Als je een bak met projecten hebt en daar mag je maar zoveel op gebruiken dan moet je bij de limiet zoeken naar welk project er dan zoveel data heeft opgeslagen. Als je die instelling op ieder individueel project invult, dan loopt men er binnen het project tegenaan. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Dit soort hick-ups zijn geheel onnodig en eenvoudig te voorkomen. Doordat je dit op dat niveau instelt, komt er vanzelf een melding bij het beheer terecht dat er meer opslagruimte nodig is. Vervolgens kun je naar de data kijken die er in zo’n project wordt opgeslagen of je kunt ruimte bijkopen.
Eventuele nadelen
- Waar je vroeger in subsites delen van structuur kon hergebruiken in de site collectie, moet je nu voor een site collectie met hub combinaties meer uitrollen om je site collectie in te richten. Omdat sitecollecties veel geïsoleerder zijn en je telkens een nieuwe site collectie aanmaakt om vanuit daar te verdiepen, heb je een meer duplicaten uitrol. Dit maakt provisionen zwaarder.
- Het aantal hubsites is gelimiteerd. Op dit moment is de limiet 2000 hubsites, eerder waren dat er maar 20. Stel dat je meerdere vestigingen hebt, dan heb je ook meerdere groeperingen en dat was eerder niet haalbaar. Nu is de kans niet zo heel erg groot dat je nu snel deze limiet bereikt. Dus er is een limiet maar vergeleken de oude situatie is er veel meer mogelijk
Wil jij meer weten over de voordelen van SharePoint, lees dan onze vorige blog! Heb je vragen over jouw SharePoint bibliotheek of over Daily Drive? Neem dan contact met ons op.
